Der Adventskalender bringt deinen Kolleginnen und Kollegen im Dezember jeden Tag eine kleine Überraschung in die Flip App. Hinter jedem Türchen steckt eine Geschichte, ein Quiz, ein Rezept, eine Umfrage, ein Gewinnspiel oder eine andere Kleinigkeit, die du vorbereitest. Dieser Artikel erklärt, wie du einen Kalender einrichtest, vom ersten Klick bis zum Veröffentlichen.

Bevor du loslegst

• Wer ihn einrichten kann: die Flip-Admins deiner Organisation, für jeden Kalender. Ein Flip-Admin kann außerdem die Besitzer einer Benutzergruppe einen Kalender bearbeiten lassen, siehe Wer bearbeiten darf. Wo Flip es erlaubt, legen Besitzer einer Benutzergruppe auch selbst Kalender für ihre Gruppen an. Du musst kein eigenes Konto und keine eigene Rolle beantragen.
• Was du brauchst: etwa eine Stunde für die Einstellungen und die Inhalte für deine Türchen. Die meisten Teams sammeln im Oktober Geschichten, Fotos, Quizfragen und Rezepte von Kolleginnen und Kollegen und befüllen die Türchen im November.
• Was deine Kolleginnen und Kollegen brauchen: nichts. Sie öffnen den Kalender in der Flip App und sind automatisch mit ihrem Flip-Konto angemeldet.
• Was Flip für dich übernimmt: Flip verbindet den Kalender mit deiner Organisation. Frag deine Ansprechperson bei Flip, falls du ihn noch nicht öffnen kannst.

Tipp: Niemand sieht etwas, bevor du veröffentlichst. Probier also ruhig alles aus.

Die Verwaltung öffnen

Öffne die Verwaltung über: https://advent-calendar.cse.getflip.gg/app/admin

Im Kalender sehen Admins oben die Schaltfläche Kalender verwalten. Sie öffnet die Verwaltung. Ist der Kalender in eine andere Seite eingebettet, öffnet sich die Verwaltung in einem neuen Fenster, denn sie läuft nie innerhalb einer anderen Seite. Auf Smartphones und Tablets ist die Schaltfläche ausgeblendet: Öffne die Verwaltung am Computer. Du kannst sie auch direkt unter https://advent-calendar.cse.getflip.gg/app/admin öffnen und als Lesezeichen speichern. Kennt dich der Browser noch nicht (ein neuer Browser, gelöschte Cookies oder einen Monat nicht genutzt), zeigt die Verwaltung zuerst Adventskalender-Admin mit einem Feld, Flip-URL oder Schlüsselwort: die URL, unter der du Flip öffnest, zum Beispiel acme.flip-app.com, oder das Schlüsselwort deiner Organisation, zum Beispiel acme. Die URL kannst du direkt aus der Adressleiste deines Browsers einfügen. Dann meldet sie dich wie gewohnt an, und der Browser merkt sich deine Organisation ab da.

Das Menü der Verwaltung links hat unten drei Einträge:

• Zurück zu Flip bringt dich zurück in die Flip App, wo du den Kalender über seine Kachel öffnest.
• Hilfeartikel öffnet diese Artikel. Überall, wo du in der Verwaltung das Symbol ? siehst, kommst du zur passenden Stelle in einem Artikel.
• Dunkler Modus oder Heller Modus wechselt das Aussehen der Verwaltung.

Unter diesen Einträgen steht der Name deiner Organisation, damit du immer weißt, in welcher Organisation du gerade arbeitest.

Kalender erstellen

Die Seite Kalender listet die Kalender deiner Organisation auf. Beim ersten Mal ist sie leer. Flip-Admins sehen Kalender anlegen, und Besitzer von Benutzergruppen auch, wenn Flip ihnen erlaubt hat, selbst Kalender anzulegen.

Klick auf Kalender anlegen. Der Kalender wird sofort als Entwurf angelegt und enthält schon:

• 24 Türchen ab dem 1. Dezember, ein Türchen pro Tag. Sie sind noch leer: Im ersten Schritt der Einrichtung wählst du, ob du sie mit dem fertigen Kalender befüllst oder leer startest. Siehe Fertig oder leer.
• Deine Sprache als Sprache des Kalenders, wenn sie eine der 22 Sprachen ist, die der Kalender unterstützt. Sonst Deutsch. Siehe Sprachen und Übersetzungen.
• Die Farben und das Logo deiner Organisation, aus Flip importiert.
• Punkte und eine Bestenliste, eingeschaltet. Siehe Punkte, Serien und Bestenliste.

Fertig oder leer

Der erste Schritt der Einrichtung, Sprachen und Inhalt, legt fest, womit der Kalender startet:

1. Wähl die Sprachen, die deine Kolleginnen und Kollegen lesen. In der Liste unter Sprache hinzufügen haben die Sprachen, in denen es den fertigen Kalender gibt, einen Stern und den Hinweis Fertiger Kalender verfügbar. Derzeit sind das Deutsch und Englisch. Der Stern bleibt an der Sprache, wenn du sie hinzugefügt hast.
2. Klick auf Fertigen Kalender verwenden oder Leer starten.

• Fertigen Kalender verwenden befüllt den Kalender in den deiner Sprachen, in denen es ihn gibt: Geschichten, Quiz, Rezepte, Links, Umfragen, gemeinsame Ziele und Gewinnspiele hinter den 24 Türchen, viele davon mit Bild, dazu ein Titelbild und einen Begrüßungstext. Ersetze die Beispiele durch deine eigenen. Siehe Türchen bearbeiten.
• Leer starten lässt die Türchen leer. Den Begrüßungstext schreibst du selbst.

Bis du gewählt hast, lässt sich nur dieser Schritt öffnen: Die anderen Schritte, die anderen Tabs und die Vorschau sind ausgegraut und öffnen sich erst nach deiner Wahl, weil das, was sie zeigen, davon abhängt.

Danach verschwindet der Schritt aus der Einrichtung. Eine Sprache, die du später hinzufügst, startet leer, auch mit dem fertigen Kalender: Ihre Texte schreibst du selbst. Solange der Kalender ein Entwurf ist, kannst du in den Einstellungen noch einmal mit dem fertigen Kalender neu anfangen. Siehe Einstellungen.

Du kannst beliebig viele Kalender anlegen, und mehrere können gleichzeitig veröffentlicht sein, jeder mit seinem eigenen Link. Hat Flip das für deine Organisation ausgeschaltet, kann immer nur einer veröffentlicht sein. Siehe Mehrere Kalender gleichzeitig. Einen Entwurf kannst du jederzeit über das Menü ⋮ neben Veröffentlichen löschen (Entwurf löschen).

Besitzer einer Benutzergruppe sehen jeden Kalender in der Liste, mit Name und Phase, öffnen aber nur die Kalender der Benutzergruppen, deren Besitzer sie sind. Die anderen stehen als einfacher Text da, markiert mit Nur ansehen, mit dem Hinweis Du bearbeitest die Kalender der Flip-Benutzergruppen, deren Besitzer du bist. Die anderen siehst du zur Übersicht. Wo Flip Besitzern das Anlegen erlaubt, fragt Kalender anlegen zuerst, für welche ihrer Gruppen der Kalender ist; mit nur einer Gruppe ist sie schon gewählt.

Die Einrichtungsschritte

Ein Kalender im Entwurf öffnet sich auf dem Tab Übersicht. Dort führen dich sieben Einrichtungsschritte durch alles. Jeder Schritt klappt direkt auf der Seite auf, sodass du die ganze Einrichtung von hier aus erledigen kannst. Eine Vorschau rechts zeigt, was deine Kolleginnen und Kollegen zuerst sehen.

Nach dem ersten Schritt musst du die Reihenfolge nicht einhalten, und die Einrichtungsschritte halten dich nie auf: Sobald nichts mehr fehlt, kannst du veröffentlichen, auch wenn ein optionaler Schritt noch offen ist. Die Tabs oben (Einstellungen, Darstellung, Punkte, Türchen) enthalten dieselben Einstellungen und noch mehr, in der Reihenfolge der Einrichtungsschritte.

Der fünfte Schritt zeigt alle Türchen in einer Monatsansicht. Jedes Türchen ist als Fertig, Nicht fertig, Problem (etwas fehlt) oder Übersetzung fehlt markiert. Klick auf ein Türchen, um es zu bearbeiten, oder nutze Türchen … prüfen, um zum nächsten Türchen zu springen, das noch nicht fertig ist.

So finden deine Kolleginnen und Kollegen den Kalender

Deine Kolleginnen und Kollegen öffnen den Kalender über eine Kachel in der Flip App. Ein Flip-Admin deiner Organisation legt die Kachel in Flip an, mit dem Link des Kalenders als URL. Jeder Kalender hat seinen eigenen Link: Du findest ihn auf dem Tab Übersicht des Kalenders in der Karte Kalender-Link, mit der Schaltfläche Link kopieren, sobald der Kalender veröffentlicht ist. Ein Entwurf zeigt ihn noch nicht. Direkt nach dem Veröffentlichen zeigt auch das Fenster Dein Kalender ist veröffentlicht! den Link, damit du ihn als URL seiner Kachel in Flip einträgst (siehe Veröffentlichen). Beide bieten Icon herunterladen an: ein Icon für die Kachel, falls du eines brauchst.

Sie sind mit ihrem Flip-Konto angemeldet, ohne Anmeldebildschirm, und sehen den Kalender in ihrer Flip-Sprache, wenn du sie hinzugefügt hast.

• Vor dem Datum, das du unter In der App angezeigt ab wählst, sehen sie eine kurze Nachricht, dass der Kalender unterwegs ist.
• Von da an bis zum ersten Türchen sehen sie den Kalender mit lauter geschlossenen Türchen und einem Countdown.
• Ab dem ersten Türchen öffnet sich jeden Tag um Mitternacht ein neues Türchen.

Wie das Ganze für sie aussieht, erfährst du unter Was Teilnehmende sehen.

Tipp: Kündige den Kalender ein paar Tage vor dem ersten Türchen in einem Flip-Beitrag oder Newsletter an und sag dazu, wo man seine Kachel findet.

Ein typischer Zeitplan

Wie es weitergeht

• Name, Zeitplan und Zeitzone
• Sprachen und Übersetzungen
• Darstellung: Begrüßung, Farben und Design
• Türchen bearbeiten und Türchen-Typen
• Veröffentlichen und die Phasen des Kalenders
• Fehlerbehebung und häufige Fragen