Der Chat vereint das Beste aus zwei Welten: Funktionalität und Komfort eines privaten Messengers mit Datenschutz und IT-Sicherheit auf Enterprise-Niveau.

Der Chat ist ideal für die direkte Kommunikation zwischen Einzelpersonen oder kleinen Gruppen innerhalb der App und führt durch eine hohe Nutzungsrate zu einer hohen Akzeptanz der Mitarbeiter-App. Kleinere Teams, Abteilungen und Bereiche können sich in Gruppenchats, ähnlich wie in anderen Messenger-Apps, optimal organisieren und aktuelle Informationen austauschen. Im Folgenden werden interessante Anwendungsfälle für diese Funktionalität vorgestellt.

Fragen zur technischen Umsetzung dieser Funktion werden auf dieser Seite beantwortet: Chat-Nachrichten

💡Hinweis:

Gruppenchats fördern Produktivität und Zusammenarbeit durch schnelle Kommunikation. Führungskräfte können effizient Informationen teilen und schneller Entscheidungen treffen, was die Teamarbeit verbessert. Ermutigen Sie Führungskräfte, Chatgruppen für den Informationsaustausch zu nutzen.

Beispiel: Eine Produktionsschicht kann eine Chatgruppe erstellen, um Maschinenstatus, Schichtpläne und Produktionsziele zu teilen. Das spart Zeit und hält alle auf dem Laufenden.

Kommunikationskanal für zeitlich begrenzte Projekte

Gruppenchats eignen sich hervorragend für die Verwaltung zeitlich begrenzter Projekte. Projektteams können in spezifischen Chatgruppen wichtige Informationen austauschen, Aufgaben delegieren und Fortschritte überwachen. Das ermöglicht schnelle Reaktionen auf Veränderungen und steigert die Effizienz.

Beispiel: Die Organisation des Sommerfestes kann durch eine Chatgruppe effizient koordiniert werden. Aufgaben können verteilt, Ideen gesammelt und Vorbereitungsstände geteilt werden, was die Planung erleichtert.

Kommunikationskanal zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten

Einzelchats zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten verbessern Transparenz und Vertrauen. Direkte Kommunikation reduziert Missverständnisse und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Ermutigen Sie Vorgesetzte, diese Chats aktiv zu nutzen.

Beispiel: Ein Produktionsleiter kann Einzelchats einrichten, um individuelle Anliegen zu besprechen, Feedback zu geben und kurzfristige Änderungen zu kommunizieren.

Themenspezifische Kommunikationskanäle mit Deep Links erstellen

Deep Links bieten eine effiziente Möglichkeit, themenspezifische Chat-Kanäle einzurichten und Mitarbeitern den schnellen Zugriff zu ermöglichen. Durch die Integration dieser Links in die Menüstruktur können gezielte Ansprechpartner im Unternehmen schnell erreicht werden.

Beispiel: Mitarbeiter können über Deep Links direkt mit dem IT-Support, Vertrauenspersonen oder dem Projektteam der Mitarbeiter-App kommunizieren, um Verbesserungsvorschläge und Fragen schnell und unkompliziert zu klären.

Fragen zur technischen Umsetzung dieser Funktion werden auf dieser Seite beantwortet: Chat per Link eröffnen 

Nutzungsrate beobachten und gezielt eingreifen

Als Systemadministrator kannst du über die Analytics in der Adminkonsole die Nutzungsrate der Chatfunktion beobachten und gezielte Maßnahmen ergreifen. Eine detaillierte Beschreibung findet sich hier: Analytics Dashboard Kennzahl Definitionen 

Da eine hohe Nutzungsrate des Chats erfahrungsgemäß zu einer hohen Akzeptanz eurer Mitarbeiter-App führt, empfiehlt es sich vor dem Rollout der Mitarbeiter-App alle Führungskräfte über die Nutzungsmöglichkeiten des Chats zu informieren und diese aktiv einzubinden. Gleichzeitig ist es wichtig, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter proaktiv darüber zu informieren, dass Vorgesetzte keine privaten Chatnachrichten einsehen können. Dies wird in diesem Artikel kurz beschrieben: Kann mein Vorgesetzter meine privaten Chatnachrichten lesen 

Content Koordinierung

Damit konstant interessante und informative Inhalte den Mitarbeiter:innen in der App zur Verfügung stehen, solltest du dir als Admin idealerweise folgende Fragen beantworten:

Welche Inhalte sind interessant?

Die Antwort auf diese Frage ist sehr individuell und abhängig von eurer Branche, eurer Kultur und aktuellen Vorgängen und Projekten. Generell kann man davon ausgehen, das alles, was die Mitarbeiter:innen direkt oder indirekt in der täglichen Arbeit oder im Zugehörigkeitsgefühl beeinflusst, Relevanz hat. Falls du auf der Suche nach konkreten Themen seid, kannst du gerne einen Blick in unseren Content Guide und unseren Guide zum Maximieren der Nutzungsrate werfen.

Gibt es bereits bestehende Inhalte, die man übertragen könnte?

Das können z.B. Beiträge aus der Mitarbeiterzeitung oder dem alten Intranet sein, aber auch Inhalte aus euren Social Media-Kanälen können hier wiederverwendet werden. Weitere Orte, an denen du recyclebaren Content finden könntest, sind hier aufgelistet:

Interne Dokumente und Berichte:

• Projektbeschreibungen und -dokumentationen
• Visionen, Missionen und langfristige Ziele des Unternehmens
• Quartals- und Jahresberichte, Budgets und Finanzprognosen

HR- und Schulungsmaterialien:

• Unternehmensrichtlinien, Verhaltensregeln und Arbeitsabläufe
• Schulungsunterlagen (Präsentationen, Schulungsvideos und E-Learning-Kurse)
• Informationen über neue Prozesse oder Corporate Benefits
• Bilder und Videos von Unternehmensveranstaltungen, Produkten oder Büros.

Kommunikation und PR-Materialien:

• Pressemitteilungen
• Mitarbeiterinterviews

IT- und Systemdokumentationen:

• Anleitungen für die Nutzung interner Systeme und Tools
• IT-Sicherheitsrichtlinien, Datenschutzbestimmungen und Compliance-Dokumente

Marketing- und Vertriebsunterlagen:

• Detaillierte Informationen über Produkte und Dienstleistungen
• Fallstudien und Testimonials von zufriedenen Kunden.

Externe Quellen:

• Relevante Berichte von Branchenanalysten und Marktforschungsfirmen.
• Anerkannte Best Practices und Leitfäden aus der Branche.
• Social Media-Plattformen, die von euch bespielt werden

Wer ist verantwortlich für neue Inhalte in den Channels?

Zugegeben: hier ist oft das interne Kommunikationsteam gefragt. Die Verantwortung dafür muss zwangsläufig, aber nicht an einem einzigen Ort liegen. Im Gegenteil: es bereichert die App sehr, wenn Inhalte von den Mitarbeitern selbst kommen. Das sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter abteilungsübergreifend kennenlernen und stärkt so den Teamzusammenhalt. Zudem sind Beiträge von Mitarbeitern an Mitarbeiter aus den jeweiligen Bereichen authentischer.

Aller Anfang ist schwer; vor allem, wenn Mitarbeiter:innen noch nicht an ein Tool gewöhnt sind, mit dem sie proaktiv Inhalte teilen können, kann es lange Zeit sehr still in der App sein. Um dem vorzubeugen, kann man z. B. lokale Editoren (für Standorte oder Filialen) oder Abteilungs- oder Teameditoren bestimmen. Bei diesen liegt ein Teil der Verantwortung, regelmäßig Inhalte in die ihnen zugeteilten Channels zu posten. Idealerweise sind diese entweder affin für z. B. Social Media oder Redaktionsarbeit oder du bildest sie im Rahmen einer Poweruser Schulung aus, in dem du sowohl zur Funktionsweise der App als auch zum Identifizieren und Erstellen von möglichen Inhalten schulst.

Wie kannst du sicherstellen, dass sich laufend neue Inhalte in der Mitarbeiter-App befinden?

Auch hier ist Teamwork gefragt, denn der Leerlauf stellt sich häufig ein, wenn eine Person alleine dafür verantwortlich ist. Neben denen im vorherigen Abschnitt genannten Punkte kann ein Content-Plan sehr unterstützen. Ein Content-Plan enthält Details wie Zielgruppen, Themen, Ziele, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass die Inhalte konsistent, zeitlich abgestimmt und zielgerichtet sind. Diesen Content-Plan kannst du z.B. mit den lokalen Editoren teilen und diese zum Befüllen aufrufen - meistens wissen diese am besten, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt für ihre Zielgruppe interessant sein können.

Abschließend möchten wir auf die Beitragsanalytics im Analytics Dashboard in der Admin Console hinweisen. Hier kannst du die Performance und Reichweite einzelner Beiträge analysieren. Die Daten können genutzt werden, um herauszufinden, welcher Inhalt bei den Nutzer:innen besonders beliebt ist und hohe Interaktionsraten hervorruft. Basierend auf diesen Daten könnt ihr eure Strategie beibehalten oder anpassen.