Nur in der Admin Console verfügbar und nur, wenn Aktivierungscodes für dein Unternehmen aktiviert sind.

Übersicht

Erstelle Aktivierungscodes für bis zu 1.000 ausgewählte Nutzende oder für alle Mitglieder einer Benutzergruppe in einem Schritt. Flip erstellt die Codes im Hintergrund und macht aus jedem einen druckbaren Brief oder eine Textdatei. Für eine einzelne Person siehe Nutzende mit einem Aktivierungscode oder QR-Code aktivieren.

Ein Aktivierungscode funktioniert wie ein Passwort: Wer ihn hat, kann das Konto aktivieren. Deshalb verschlüsselt Flip jeden Code so, dass nur dein Browser ihn öffnen kann. Einen Schlüssel siehst du dabei nie. Es bedeutet aber, dass Flip die Codes nach dem Erstellen nicht lesen und der Flip Support sie nicht wiederherstellen kann.

Voraussetzungen

• Aktivierungscodes sind für dein Unternehmen aktiviert.
• Du hast die Berechtigung Manage invite codes für die Nutzenden oder die Benutzergruppe. Die Rolle User group admin hat sie standardmäßig.
• Die Konten existieren bereits in Flip. Ein Aktivierungscode aktiviert ein bestehendes Konto, er erstellt keins.
• Du erstellst und lädst die Codes im selben Browser und Browserprofil herunter.

Codes für ausgewählte Nutzende erstellen

1. Gehe in der Admin Console zu Nutzende.
2. Wähle die Nutzenden aus, die einen Code brauchen (bis zu 1.000).
3. Wähle Aktivierungscodes erstellen.
4. Lege die Einstellungen fest (siehe Einstellungen festlegen unten).
5. Wähle Codes erstellen. Flip zeigt Die Codegenerierung wurde im Hintergrund gestartet. Mit Fortschritt verfolgen öffnest du den Vorgang.

Codes für eine Benutzergruppe erstellen

1. Gehe in der Admin Console zu Benutzergruppen.
2. Öffne das Menü ⋮ in der Zeile der Gruppe oder in den Details der Gruppe.
3. Wähle Aktivierungscodes erstellen.
4. Um Untergruppen einzuschließen, setze ein Häkchen bei Mitglieder von Untergruppen einbeziehen. Dann bekommen auch Mitglieder von Untergruppen auf allen Ebenen einen Code.
5. Lege die Einstellungen fest und wähle Codes erstellen.

Bei vordefinierten Benutzergruppen gibt es diese Option nicht.

Einstellungen festlegen

• Format: PDF (Standard) erstellt einen druckbaren Brief pro Person. TXT erstellt nur den Code, für deinen eigenen Verteilprozess.
• Sprache: die Sprache des Briefs. Standard ist die Sprache deines Unternehmens.
• Zeitzone: die Zeitzone des Ablaufdatums auf dem Brief.
• Download URL: die Seite, die der erste QR-Code auf dem Brief öffnet, zum Beispiel eure App-Download-Seite. Standard ist die URL deines Unternehmens.
• Supportinformation: ein kurzer Hilfetext auf dem Brief, zum Beispiel eine E-Mail-Adresse.
• Ablauf des Aktivierungscodes: wie lange die Codes funktionieren. Wähle 7 Tage (Standard), 14 Tage, 30 Tage oder Benutzerdefiniert. Erlaubt sind 7 bis 60 Tage.
• Überspringe Benutzer mit einem aktiven Aktivierungscode: lässt Nutzende aus, die schon einen gültigen, unbenutzten Code haben. Standardmäßig aktiviert.
• Überspringe bereits angemeldete Benutzer: lässt Nutzende aus, die sich schon einmal angemeldet haben. Standardmäßig aktiviert.

Briefe gibt es in den meisten Flip-Sprachen. Thai, Hindi, Gujarati, Arabisch und Kurdisch werden noch nicht unterstützt.

Codes herunterladen

1. Gehe zu Nutzende > Aktivierungscode-Batches und öffne den Vorgang.
2. Prüfe den Status jeder Person: Erfolgreich, Ausstehend, Übersprungen oder Fehlgeschlagen.
3. Wähle Alles herunterladen. Du bekommst eine ZIP-Datei mit einer Datei pro Person. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Stand, und du kannst abbrechen. In Chrome und Edge wählst du vorher den Speicherort, Safari und Firefox speichern die Datei am Ende.

Um den Code einer einzelnen Person herunterzuladen, wähle Aktivierungscode herunterladen neben einer Person mit dem Status Erfolgreich.

Konnten einzelne Dateien nicht heruntergeladen werden, enthält die ZIP-Datei eine failed.csv, die sie auflistet.

Lade die Codes innerhalb von 24 Stunden herunter, in dem Browser, in dem du den Vorgang erstellt hast. Flip löscht die Dateien 24 bis 48 Stunden nach dem Erstellen, danach lassen sie sich nicht wiederherstellen. Andere Admins sehen den Vorgang und seinen Status, können die Codes aber nicht herunterladen.

Codes verteilen

• Jeder PDF-Brief zeigt den Namen der Person, das Ablaufdatum, einen QR-Code zur Download-Seite, einen QR-Code zur Aktivierung und den Code als Text, dazu deinen Support-Kontakt, falls du einen angegeben hast.
• Verteile die Briefe zeitnah. Für einen abgelaufenen Code brauchst du einen neuen Vorgang.
• Wenn du Codes per E-Mail verschickst, kündige das vorher an. Wer keine E-Mail mit einem Login-Code erwartet, hält sie leicht für Phishing und ignoriert sie.
• Behandle die Dateien wie Passwörter. Lösche die ZIP-Datei und daraus erstellte Listen, sobald die Codes verteilt sind.

Die Person installiert die Flip App und scannt den Aktivierungs-QR-Code in der App oder tippt den Code ein. Danach richtet sie ein Passwort oder einen Passkey ein. Damit ist das Konto aktiv und der Code verbraucht. Bricht die Person vorher ab, bleibt der Code bis zum Ablauf gültig.

Codes ersetzen

Jede Person hat höchstens einen aktiven Aktivierungscode. Ein neuer Code ersetzt den alten, und der alte Brief funktioniert nicht mehr. Um Codes zu ersetzen, starte einen neuen Vorgang und deaktiviere Überspringe Benutzer mit einem aktiven Aktivierungscode. Sonst überspringt Flip alle, die noch einen unbenutzten Code haben.

Codes über die API erstellen

Wenn dein Unternehmen einen eigenen HR- oder Druckprozess hat, könnt ihr Vorgänge über die Flip API starten. Ihr erstellt ein Schlüsselpaar, schickt Flip nur den öffentlichen Schlüssel und entschlüsselt die Dateien mit eurem privaten Schlüssel. Bewahrt den privaten Schlüssel wie ein Passwort auf und nutzt für jeden Vorgang ein neues Schlüsselpaar. Alle Schritte und Felder stehen in der API-Dokumentation zu Aktivierungscodes.

Häufige Fragen

• Öffne den Vorgang in dem Browser und Browserprofil, in dem du ihn erstellt hast. Geht das nicht, zum Beispiel weil du deine Browserdaten gelöscht oder den Computer gewechselt hast, starte einen neuen Vorgang und deaktiviere Überspringe Benutzer mit einem aktiven Aktivierungscode. Die neuen Codes ersetzen die alten.
• Die Dateien wurden 24 bis 48 Stunden nach dem Erstellen gelöscht. Starte einen neuen Vorgang und deaktiviere Überspringe Benutzer mit einem aktiven Aktivierungscode.
• Nein. Andere Admins sehen den Vorgang und seinen Status, aber nur der Admin, der ihn erstellt hat, kann die Codes herunterladen.
• Standardmäßig überspringt Flip Nutzende, die schon einen aktiven Aktivierungscode haben oder sich schon angemeldet haben. Deaktiviere beide Einstellungen, um für sie neue Codes zu erstellen.
• Alle Mitglieder der Gruppe wurden ausgelassen, zum Beispiel weil sich alle schon angemeldet haben. Prüfe die Einstellungen zum Überspringen oder wähle eine andere Gruppe.
• Eine Datei mit allen Codes ist eine Passwortliste: Wer eine Kopie hat, kann jedes Konto darin aktivieren. Wenn du nur die Codes brauchst, wähle das Format TXT. Die ZIP-Datei enthält dann eine Textdatei pro Person, die du zu einer Liste für einen Serienbrief oder dein HR-Tool zusammenführen kannst. Schütze diese Liste wie eine Passwortliste und lösche sie danach.