Setzt voraus, dass Aktivierungscodes für dein Unternehmen aktiviert sind.
Mit einem Aktivierungscode aktivieren Mitarbeitende ihr Flip-Konto ohne temporäres Passwort und ohne geschäftliche E-Mail-Adresse. Du generierst den Code, gibst ihn weiter, und die Person löst ihn in der App ein. Danach landet sie direkt bei der Einrichtung des eigenen Passworts oder Passkeys.
Der Code identifiziert auch dein Unternehmen. Die Person muss also vorher keine Organisations-URL und kein Keyword eingeben. Den Code scannen oder eintippen ist der komplette erste Schritt.
Jeder Code gehört zu einer Person, funktioniert einmal und läuft ab.
Bevor du beginnst
- Entscheide, wie du den Code weitergibst: gedruckt, persönlich oder über einen Kanal, den die Person schon erreicht.
- Entscheide, wie lange der Code gültig sein soll. Ein persönlich übergebener Code darf kurzlebig sein; ein postalisch versandter braucht länger.
- Sorge dafür, dass das Konto in Flip schon existiert. Der Code aktiviert ein bestehendes Konto, er erstellt keines.
Einen Code generieren
- Gehe in der Admin Console zu Nutzende und öffne das Profil der Person.
- Öffne den Tab Authentifizierung.
- Wähle in der Karte Aktivierungscode die Option Generieren.
- Prüfe die im Dialog angezeigte Organisations-URL und den Benutzernamen. Genau das bündelt der Code.
- Wähle einen Ablauf des Aktivierungscodes: 24 Stunden, 2 Tage, 7 Tage oder Benutzerdefiniert. Bei Benutzerdefiniert setzt du Läuft ab in und wählst eine Zeiteinheit aus Minuten, Stunden oder Tagen. Erlaubt sind 5 Minuten bis 90 Tage. Deine Wahl bestimmt auch, wie lang der Code selbst wird, aus dem Grund unter Die Gültigkeitsdauer wählen.
- Wähle Generieren.
Es hat funktioniert, wenn der Dialog Aktivierungscode einen QR-Code, den Code als Text und das genaue Ablaufdatum mit Uhrzeit zeigt.
Der Code wird nur einmal angezeigt. Nach dem Schließen des Dialogs kannst du ihn nicht mehr lesen. Sichere oder übergib ihn, bevor du schließt. Wenn er verloren geht, generiere einen neuen.
Die Gültigkeitsdauer wählen
Setze das kürzeste Fenster, das zu deiner Übergabe passt. Ein Code, der wochenlang gilt, ist ein Code, der wochenlang auf einem Schreibtisch gefunden werden kann.
Die Länge des Codes richtet sich nach der gewählten Gültigkeit: ein längeres Fenster erzeugt einen längeren Code. Das ist beabsichtigt und eine Sicherheitsmaßnahme. Ein Code, der 90 Tage lang ausprobiert werden kann, hat viel mehr Zeit, erraten zu werden, als einer mit 15 Minuten Gültigkeit. Der langlebigere Code wird deshalb entsprechend schwerer erratbar gemacht. Du schwächst die Sicherheit also nicht, wenn du das Übergabefenster verlängerst. Der Preis ist, dass ein langlebiger Code mehr zu tippen ist.
Den Code weitergeben
Der Dialog Aktivierungscode bietet drei Wege.
| Option | Wofür |
|---|---|
| PDF herunterladen | Ein druckfertiges Handout für diese eine Person. Es enthält den Namen, einen QR-Code für die Installation der App, einen QR-Code für die Aktivierung und den Code als Text zur Absicherung. Aussehen und Texte folgen dem Branding, das für dein Unternehmen konfiguriert ist, oder dem Branding der Benutzergruppe der Person, wo eines gesetzt ist. |
| QR-Code kopieren | Nur das QR-Bild, zum Einfügen in ein Dokument oder eine Nachricht. |
| Die Kopierschaltfläche neben dem Code | Der Code als Text, für Kanäle, in denen ein Bild nicht funktioniert. |
Was die Mitarbeitenden tun
Die Person installiert die Flip-App und scannt den QR-Code dann in der App oder tippt den Code ein. Der Aktivierungs-QR-Code wird in der App gescannt, nicht mit der Kamera-App des Smartphones.
Nach dem Einlösen geht es direkt zur Einrichtung eines Passworts oder Passkeys. Der Code ist damit verbraucht und lässt sich nicht erneut einlösen.
Den Code nachverfolgen
Die Karte Aktivierungscode zeigt den aktuellen Zustand auf einen Blick.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Kein Code | Für diese Person existiert kein Code. |
| Nicht eingelöst | Generiert und noch unbenutzt, mit dem Zeitpunkt der Generierung und der restlichen Gültigkeit. |
| Eingelöst | Benutzt, mit Datum und Uhrzeit sowie dem Gerät und Betriebssystem, auf dem er eingelöst wurde. |
| Abgelaufen | Die Gültigkeit ist abgelaufen, ohne dass der Code benutzt wurde. |
Wähle auf der Karte Verlauf des Aktivierungscodes, um den Verlauf der generierten Codes zu öffnen, eine Tabelle mit Aktion, Datum und Ausgelöst von. Die Aktionen sind Code generiert, Code eingelöst und Code widerrufen. Bei generiert und widerrufen steht der Admin, bei eingelöst die Person selbst.
Einen Code ersetzen oder löschen
- Ersetzen: wähle Neu generieren. Damit wird der bestehende Code ungültig. Wenn du ihn schon weitergegeben hast, funktioniert er für die Anmeldung nicht mehr. In der Bestätigung kannst du stattdessen Vorherigen Code behalten wählen.
- Löschen: wähle das Löschsymbol auf der Karte und bestätige. Die Person kann den Code dann nicht mehr verwenden.
Fehlerbehebung
- Die Person sieht "Code wird bereits verwendet". Ein anderer Aktivierungsversuch mit diesem Code ist noch offen. Das kann auch auf demselben Gerät passieren, wenn erneutes Scannen des QR-Codes ein neues Browserfenster öffnet, oder wenn Cookies gelöscht wurden oder privates Surfen aktiv ist. Die Person kann den begonnenen Versuch abschließen oder warten, bis er abläuft. Um sie sofort zu entsperren, generiere einen neuen Code.
- Der Code ist abgelaufen, bevor er benutzt wurde. Generiere einen neuen und wähle eine längere Gültigkeit, die zum Übergabeweg passt.
- Die Person findet nicht, wo der Code eingegeben wird. Er wird in der Flip-App eingegeben oder gescannt, nachdem die App installiert ist. Den Aktivierungs-QR-Code mit der Kamera-App des Smartphones zu scannen funktioniert nicht.
- Du hast den Dialog geschlossen, ohne den Code zu sichern. Er kann nicht erneut angezeigt werden. Generiere einen neuen.