Mini Apps sind Anwendungen, die verschiedene HR-Aufgaben wie Abwesenheitsmanagement vereinfachen und automatisieren. So können Mitarbeiter problemlos Urlaubsanträge in Flip auf ihrem mobilen Endgerät oder am PC ausfüllen.

Vorteile

1. Optimierte interne Prozesse: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen verbessert die operative Effizienz, reduziert Verzögerungen und erhöht die Effektivität der HR-Abläufe.
2. Reduzierte administrative Belastung: Durch die Minimierung manueller Papierarbeit können sich HR-Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
3. Echtzeit-Datenzugriff: Sofortiger Zugriff auf aktuelle Abwesenheitsinformationen ermöglicht es der Geschäftsführung und den Mitarbeitern, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
4. Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Durch die Vereinfachung des Prozesses zur Beantragung und Einsicht von Abwesenheiten erleben Mitarbeiter weniger Frustration und gewinnen Zeit zurück, um sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.

Funktionsbeschreibung

Einrichtung

Um mehr über das Einrichtungsverfahren zu erfahren, besuchen Sie bitte die folgende Wiki-Seite.

Übersicht

Nach dem Zugriff wird für die Endbenutzer die folgende Ansicht geladen:

Hier können Sie:

• Urlaubsanträge erstellen
• Urlaubsanträge stornieren
• Die Historie Ihrer Urlaubsanträge und deren Status einsehen
• Ihre bevorstehenden Urlaubsanträge und deren Status ansehen
• Die Abwesenheitsrichtlinien, auf die Sie Zugriff haben, und deren entsprechenden Salden einsehen
• Benachrichtigungen erhalten, wenn sich der Status Ihres Urlaubsantrags ändert.

Urlaubsanträge erstellen

Um einen Urlaubsantrag zu erstellen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Urlaub beantragen“.
2. Wählen Sie den Urlaubstyp, Start- und Enddatum (sowie Start- und Endzeit, falls Sie nur wenige Stunden freinehmen möchten) und fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu.
3. Bestätigen Sie den Urlaubsantrag, indem Sie auf die Schaltfläche „Antrag senden“ klicken.

Nach dem Absenden erhält der Antrag den Status „Ausstehend“, bis Ihr Vorgesetzter oder die Personalabteilung ihn überprüft.

Urlaubsanträge stornieren

Um einen Urlaubsantrag zu stornieren:

1. Gehen Sie zur Übersichtsseite oder zur Antragsseite.
2. Klicken Sie auf den Urlaubsantrag, den Sie stornieren möchten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Stornieren“.

Hinweis: Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeiter in Flip Urlaubsanträge erstellen oder stornieren können, können Sie den Nur-Lese-Modus aktivieren. Für weitere Details kontaktieren Sie bitte Ihren Customer Success Manager.

Vergangene und zukünftige Urlaubsanträge anzeigen

Im Bereich Anträge können Sie Ihre vergangenen und zukünftigen Urlaubsanträge einsehen. Wenn Sie auf einen bestimmten Antrag klicken, werden folgende Informationen sichtbar:

• Abwesenheitskategorien: Der beantragte Urlaubstyp (z. B. Urlaub, Krankheit).
• Start und Ende: Start- und Enddatum/-zeit des Antrags.
• Status: Der aktuelle Status (Ausstehend, Akzeptiert, Abgelehnt, Storniert oder Fehler).
  • Ausstehend: Der Antrag wurde eingereicht, aber noch nicht genehmigt oder abgelehnt.
  • Akzeptiert: Der Antrag wurde von Ihrem Vorgesetzten oder HR-Vertreter genehmigt.
  • Abgelehnt: Der Antrag wurde von Ihrem Vorgesetzten oder HR-Vertreter abgelehnt.
  • Storniert: Der Antrag wurde von Ihnen, Ihrem Vorgesetzten oder einem HR-Vertreter storniert.
  • Fehler: Der Antrag wurde nicht korrekt mit dem HR-System synchronisiert. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung, um den Status im HR-System zu bestätigen.
• Erstellt von: Der Benutzer, der den Antrag eingereicht hat.
• Genehmiger: Die Person, die den Antrag akzeptiert oder abgelehnt hat (wird nach der Aktion angezeigt).
• Kommentar: Eventuelle zusätzliche Notizen, die mit dem Antrag eingereicht wurden.
• Erstellt am: Datum und Uhrzeit der ursprünglichen Antragserstellung.
• Aktualisiert am: Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Antrags.

Überprüfen Sie Ihre Guthaben

Um zu sehen, wie viele Urlaubstage Sie noch haben oder um das Limit für Richtlinien wie „krankes Kind“ zu prüfen, klicken Sie auf Guthaben.

Dieser Bildschirm bietet eine schnelle Übersicht über alle Richtlinien, auf die Sie Zugriff haben, und deren zugehörige Guthaben.

Benachrichtigung über Statusänderungen erhalten

Die Absence Management Mini App informiert Mitarbeiter über Statusänderungen mittels Push-Benachrichtigungen und In-App-Aktivitäten.

Um sicherzustellen, dass Sie Push-Benachrichtigungen erhalten, überprüfen Sie bitte Folgendes:

• Benachrichtigungen sind in Ihren Flip-Profil-Einstellungen aktiviert.
• Das Betriebssystem Ihres Geräts (Smartphone oder PC) erlaubt der Flip-App, Benachrichtigungen zu senden.

Unterstützte Integrationen

Für den Anwendungsfall Absence Management unterstützt Flip die folgenden sofort einsatzbereiten Verbindungen für die folgenden HR-Systeme: Workday, SAP SuccessFactors, UKG Pro WFM, HiBob.

Hinweis: Wenn Ihr System oben nicht aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager, um die Anforderungen für die Erstellung einer sofort einsatzbereiten Verbindung für Ihren Anwendungsfall zu besprechen.

Was, wenn ich zusätzliche Funktionen wünsche?

Falls einige Ihrer Anwendungsfälle noch nicht abgedeckt sind, können Sie sich gerne entweder an Ihren Customer Success Manager wenden.