Ask AI ist ein KI-gesteuertes Framework innerhalb der Flip App, das Mitarbeitern hilft, sofort Antworten auf ihre Fragen in existierenden internen Inhalten wie Posts oder Wissensdatenbank-Artikeln zu finden, wobei die Sicherheit durch benutzerbezogene Zugriffskontrollen gewährleistet ist.

Ask AI Grundlagen

1. Firmenspezifische KI → Die KI jedes Unternehmens befindet sich im jeweiligen eigenen Konto mit eigener Konfiguration und eigenen Daten.
2. Antworten können variieren → Im Gegensatz zu Flip Flows und fest codierten Regeln interpretiert Ask AI Fragen im Kontext, sodass die Antworten unterschiedlich ausfallen können.
3. Inhaltsgesteuert → Die Leistung der KI verbessert sich, wenn du klare, strukturierte und relevante Inhalte bereitstellst.

Einrichtung in der Admin-Konsole

Navigiere in der Admin-Konsole zu KI-Assistent → Allgemein

Fülle die vier Konfigurationsfelder aus:

1. Name des Assistenten: Gib deinem KI-Assistenten einen Namen, den Mitarbeiter leicht erkennen und gerne verwenden. Dieser Name wird in der Navigation der App angezeigt und die KI wird sich selbst auch mit diesem Namen bezeichnen.
2. Über dein Unternehmen: Dies hilft der KI zu verstehen, für wen sie arbeitet und wie sie Antworten für den Benutzer kontextualisieren soll.
3. Richtlinien für Antworten: Lege den Stil und den Ton der Antworten fest. Dies ist die sprachliche Identität deines Unternehmens.
   Beispiele:
   Sei freundlich, professionell und bleibe beim Thema Unternehmensfragen.
   Aufschlussreich, klug und witzig. Antworte präzise, mit einem spielerischen Ton.
4. Sensible Themen werden automatisch behandelt: Die KI von Flip verfügt bereits über integrierte Sicherheitsbeschränkungen, sowie Inhaltsfilter von Azure AI. Sie wird es ablehnen, unangemessene Themen zu beantworten. Hier kannst du weitere Themen hinzufügen, die dein KI-Assistent ablehnen soll zu beantworten. Dies können unternehmenssensible Daten oder bestimmte HR-Themen sein. Benutzer erhalten immer nur Antworten aus Inhalten, auf die sie bereits Zugriff haben.

KI-Haftungsausschluss

Der KI-Haftungsausschluss ist eine konfigurierbare Nachricht, die direkt unter dem Nachrichtenfeld für alle User angezeigt wird, die mit dem KI-Assistenten interagieren. Er sorgt für Transparenz und Compliance, indem er deinen Usern verdeutlicht, dass sie mit einer KI interagieren.

Du kannst auch auswählen, wie der Haftungsausschluss übersetzt werden soll. Wähle Automatische Übersetzung, um ihn automatisch in alle unterstützten Sprachen zu übersetzen, oder Manuelle Übersetzung, um Übersetzungen pro Sprache selbst einzugeben oder zu überprüfen.

Schnelle Vorschläge

Stelle gängige Fragen bereit, die deine Mitarbeiter haben könnten. Dies wird den Mitarbeitern den Einstieg in den KI-Assistenten erleichtern. Diese werden im Ask AI Chat als Menü für schnelle Aktionen angezeigt. Stelle sicher, dass Vorschläge mit dem tatsächlichen Wissen und den Fähigkeiten deiner KI übereinstimmen. Antworten auf diese Vorschläge müssen allen Mitarbeitern in deiner Wissensdatenbank oder in Posts zugänglich sein.

Wissensquellen zur Versorgung von 'Ask AI'

Im Moment hat Ask AI Zugriff auf Beiträge im Newsfeed, die Wissensdatenbank, Nutzer und deren Attribute sowie auf einige Mini-Apps. Suchanfragen berücksichtigen dabei die Channel- und Nutzergruppen-Zugehörigkeit. Ask AI kann also nur auf das zugreifen, worauf auch der jeweilige Nutzer Zugriff hat.

Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ist das Rückgrat der Fähigkeit von Ask AI, unternehmensspezifische Fragen zu beantworten.

• Biete fundierte, langfristige Inhalte: Das betrifft z. B. Richtlinien, Unternehmenswerte, Prozesse oder Kontaktinformationen.

• Sorge für Kontext durch natürlichen, beschreibenden Text: Titel wie „Urlaubsrichtlinie 2025 – Deutschland“ funktionieren viel besser als „Richtlinie v3“. Eine spezifische, natürliche Sprache hilft der KI, die Fragen der Nutzer der richtigen Seite zuzuordnen. Ganze Sätze klappen dabei am besten.

• Verlass dich nicht nur auf Anhänge: Eine Seite, die nur aus einem Titel und einem verlinkten PDF besteht, gibt der KI vorab kaum Anhaltspunkte. Füge eine kurze Zusammenfassung oder die wichtigsten Punkte hinzu, die den Inhalt des Anhangs beschreiben. So kann die KI die Frage eines Nutzers besser mit der Datei verknüpfen und diese zuverlässiger finden.

• Teile sehr große Themen auf: Wenn eine einzige Seite viele verschiedene Themen behandelt, solltest du sie lieber in gezielte, kleinere Seiten aufteilen. Kürzere, thematisch klar abgegrenzte Seiten machen es der semantischen Suche leichter, die passenden Antworten auf spezifische Fragen zu finden.

• Halte deine Inhalte aktuell: Veraltete Seiten führen zu veralteten Antworten. Überprüfe und aktualisiere deine Wissensdatenbank regelmäßig – besonders nach Änderungen von Richtlinien oder Prozessen.

• Vermeide Bilder und Tabellen: Bilder können aktuell noch nicht gelesen werden und Tabellen sind für die semantische Suche schwer zu erfassen.

• Anhänge wie PDF, Word und Powerpoint können gelesen werden.
• Seiten müssen veröffentlicht sein.

Pro-Tipp: Inhalte aus SharePoint & Co. automatisch nutzen! 

Spar dir das manuelle Übertragen von Inhalten. Mit unserem SharePoint Syncer wird deine bestehende Wissensdatenbank zur direkten Quelle für 'Ask AI'. Einmal veröffentlichen – überall verfügbar. Frag einfach deinen Customer Success Manager nach den Möglichkeiten.

Posts

Posts sind ebenfalls Teil der durchsuchbaren Inhalte von Ask AI. Es gelten die gleichen bewährten Methoden wie für die Wissensdatenbank:

• Verwende klaren, natürlichen Text.
• Vermeide Bilder und Tabellen.
• Schließt alle PDF-, Word- und Powerpoint-Anhänge ein.
• Stelle sicher, dass Posts veröffentlicht sind. Entwürfe werden bei der intelligenten Suche nicht berücksichtigt.

Benutzer und ihre Attribute

Ask AI verwendet den Vor- und Nachnamen der Benutzer und Profilattribute wie Abteilung und Standort, um die relevantesten Informationen zu finden.

• Die Benutzersuchfunktion basiert derzeit auf einer Stichwortsuche mit unscharfer Übereinstimmung.
  Dadurch werden Tippfehler, Namensvarianten oder Spitznamen (z. B. „Chris“ statt „Christian“) berücksichtigt.
• Die Stichwortsuche versteht jedoch keine semantischen Entsprechungen für Benutzerattribute.
  Beispielsweise kann sie nicht ableiten, dass „People Team” und „HR” dasselbe bedeuten.
• Wenn du derzeit nach den Verantwortlichkeiten eines Kollegen suchst, sucht Ask AI diese Informationen in der Wissensdatenbank und nicht in den Feldern des Benutzerprofils.

Bewährte Verfahren für Benutzerattribute

• Seid konsequent beim Ausfüllen von Benutzerattributen wie Abteilung, Rolle oder Standort.
• Einigt euch intern auf Standard-Bezeichnungen (z. B. immer „People Team“ verwenden, anstatt „HR“ und „People Team“ zu mischen).
• Haltet Benutzerprofile auf dem neuesten Stand, damit Ask AI genaue Ergebnisse liefern kann.

Weltwissen

Weltwissen steuert, ob Ask AI zusätzlich zu den unternehmenseigenen Inhalten auf das integrierte Allgemeinwissen des zugrunde liegenden KI-Modells zurückgreifen kann – etwa auf allgemeine Fakten, Definitionen und Erklärungen.

• Aktiviert → Ask AI kann seine Antworten mit dem Allgemeinwissen des Modells ergänzen, wenn eine Frage nicht durch deine Unternehmensinhalte abgedeckt ist.
• Deaktiviert → Ask AI antwortet ausschließlich auf Basis fundierter Quellen (Wissensdatenbank, Posts, Kontakte, benutzerdefinierte Agenten usw.). Jede Frage, die sich nicht durch deine Unternehmensinhalte belegen lässt, erhält eine freundliche Absage statt einer allgemeinen Antwort.

Hinweis: Das Web wird in keinem Fall durchsucht. Dieser Schalter steuert das integrierte Allgemeinwissen des Modells, nicht das Live-Internet-Browsing.

Mini-Apps

Verbinde deinen KI-Assistenten mit deinen Mini-Apps und führe Aufgaben direkt über Ask AI aus. Nur verfügbar, wenn die Mini-App für deine Organisation aktiviert ist. Um diese in der Admin-Konsole zu aktivieren oder zu deaktivieren, gehe zu KI-Assistent > Fähigkeiten > Mini-App-Agents.

Aktuell sind die folgenden Mini-App-Agenten verfügbar:

Schichtplanung → Ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre anstehenden Schichten und ihren Dienstplan einzusehen. Das Einsehen der Schichten anderer Nutzer ist noch nicht möglich.

Gehaltsabrechnungen → Stellt Mitarbeitenden einen direkten Link zu ihren Gehaltsabrechnungen innerhalb der Mini-App bereit. Der Inhalt der Gehaltsabrechnungen wird von der KI nicht gelesen.

Abwesenheiten → Ermöglicht es Mitarbeitenden, Abwesenheiten zu beantragen, den Status ihrer Anträge zu prüfen und ihr Abwesenheitskonto einzusehen.

Hinweis zum Datenschutz und Haftungsausschluss

Für unser AI Feature werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben. Die Verarbeitung der Daten findet wie gewohnt bei unserem Hosting-Partner Microsoft statt, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) festgelegt. Die Sicherheit eurer Daten hat für uns dabei höchste Priorität. 

Unser AI Feature wird ohne Gewähr bereitgestellt. Wir übernehmen keine Haftung für Richtigkeit oder Vollständigkeit der AI-Ergebnisse. Je nach Nutzung und Feedback durch unsere Kunden, werden wir das AI-Feature gegebenenfalls ändern, einstellen oder künftig gesondert bereitstellen.