Um Einträge in Formularen automatisiert auszuwerten oder in Drittsysteme weiterzuleiten, können sogenannte Webhooks verwendet werden. Was Webhooks sind und wie diese eingerichtet werden können, erfährst du hier.

💡 Für diese Funktion benötigst du:

• Das Add-On “Formular- und Seitenbaukasten”. Mehr Informationen zum Add-On “Formular- und Seitenbaukasten” findest du in diesem Artikel.
• Bei Konfiguration aktivierte Webhooks für dieses Add-On (im Add-On enthalten).
• Einen Dienst, der Daten des Webhooks aufnehmen und verarbeiten kann (Bspw. Microsoft Power Automate oder Zapier)

1. Was ist ein Webhook?

Ein Webhook ermöglicht die automatische Kommunikation und Reaktion zwischen Webservern und Diensten bei spezifischen Ereignissen. Er erlaubt den direkten Datenaustausch zwischen Servern über eine bereitgestellte URL, ohne spezielle Schnittstellen oder Integrationen zu erfordern. Dadurch können verschiedene Systeme plattformunabhängig miteinander verknüpft werden, um Benachrichtigungen oder Aktionen bei bestimmten Ereignissen auszulösen.

Webhooks können also auch für die Mitarbeiter-App deines Unternehmens eingesetzt werden, um Informationen nahtlos übertragen zu können. Du benötigst lediglich einen weiteren Service für Prozessautomatisierung wie z.B. Power Automate Premium oder Zapier.

Mehr über Webhooks, erfährst du z.B. hier.

2. Webhook einrichten

1. Hast du bereits ein Formular in WPForms angelegt, kannst du direkt hier weiter machen. Andernfalls erstelle zuerst dein Formular → Wie erstelle ich ein Formular?

2. In WPForms kannst du unter dem Reiter „Einstellungen/Settings“ Webhooks aktivieren.
   Falls du diese Option nicht hast, dann kontaktiere bitte dein:e Customer Success Ansprechpartner:in. Webhooks müssen von Flip zusätzlich für euren Account freigeschaltet werden.
   

3. Fülle nun die entsprechenden Felder aus. Die Anfrage-URL entspricht der Zieladresse. Das Feld “Secret” wird automatisch ausgefüllt, nachdem du den Webhook gespeichert und die Seite aktualisiert hast.
   

4. Der Webhook sendet jetzt automatisiert die Daten der Formulare.
   Jetzt benötigst du einen passenden Service, der diese Daten verarbeiten kann (z.B. Power Automate Premium oder Zapier. Dieser Service nimmt diese Daten an, transformiert diese in ein passendes Format und speichert sie strukturiert. Damit kannst du die Daten anschließend auslesen.

3. Webhook einrichten am Beispiel mit Power Automate

Einen solchen Service kannst du beispielsweise in Power Automate implementieren, worüber die Daten des Formulars in ein lesbares Format in Form einer Excel-Tabelle überführt werden. In der folgenden Abbildung findest du drei beispielhafte Schritte, die du in Power Automate oder einem ähnlichen Dienst für deinen Anwendungsfall umsetzen kannst.

1. Zunächst müssen die über die HTTP Anforderung ankommenden Daten verarbeitet werden, indem sie in das passende JSON Format transformiert werden. Die HTTP-POST-URL kannst du in den obigen Webhook Einstellungen als Anfrage-URL eintragen, damit zunächst die passenden Daten angenommen werden können.
   
2. Nun kannst du eine weitere Variable hinzufügen, damit auch das Datum und die Zeit der Eintragung aufgezeichnet wird. Dies kann für weitere Auswertungen genutzt werden.
   
3. Im letzten Schritt werden die transformierten und durch die Zeitvariable angereicherten Daten in das les- und nutzbare Format einer Excel übertragen. Hier kannst du die Formularfelder im JSON Format den Spalten einer vorbereiteten Excel Tabelle zuordnen.
   
4. In der zugehörigen Excel Tabelle kannst du die an der Umfrage teilgenommenen Personen und ihre Daten sammeln und den Gewinner oder die Gewinnerin ggf. zufällig mit einem geeigneten Vorgehen auswählen.
   Bei anderen Anwendungsbeispielen, wie beispielsweise einer Bestellliste kannst du in der Excel-Tabelle auswerten, was in welcher Größe bereits bestellt wurde.

4. Anwendungsfälle für Webhooks

Hier findest du eine Auflistung an möglichen Anwendungsfällen von Webhooks

• Auswertung von Gewinnspielteilnahmen: Mitarbeiter können an Gewinnspielen teilnehmen, indem sie ein Formular ausfüllen, welches dann die Daten an eine Excel-Datei weiterleitet.
• Essensbestellungen: Größere Essensbestellungen können über ein Formular abgewickelt und ausgewertet werden.
• Auswertung von Eventteilnehmern: Die Teilnehmer eines Events können über ein Formular abgefragt werden.
• Kundendienst-Tickets: Mitarbeiter können über das Formular Kundenanfragen oder Support-Tickets erfassen und direkt an das entsprechende Ticketsystem weiterleiten.
• Bestellungs- und Beschaffungsanfragen: Für interne Bestellungen oder Anfragen nach Ressourcen können Mitarbeiter das Formular nutzen, um direkt Bestellungen an das Beschaffungssystem zu senden.
• Meldungen von Vorfällen oder Problemen: Falls es zu Vorfällen oder Problemen kommt (z.B. technische Probleme, Sicherheitsvorfälle), können Mitarbeiter über das Formular schnell relevante Details melden, die dann automatisch an das Incident-Management-System weitergeleitet werden.
• Urlaubs- und Abwesenheitsanfragen: Mitarbeiter könnten über das Formular Urlaubsanträge einreichen, die automatisch an das HR-System gesendet werden, um den Genehmigungsprozess zu starten.
• Feedback und Umfragen: Um Meinungen der Mitarbeiter zu sammeln oder interne Umfragen durchzuführen, könnte das Formular genutzt werden, um die Ergebnisse direkt an das Umfragesystem zu übermitteln.
• Anfragen für Schulungen oder Veranstaltungen: Mitarbeiter können Anfragen für Schulungen, Workshops oder interne Veranstaltungen einreichen, die dann automatisch an das entsprechende System für Veranstaltungsmanagement weitergeleitet werden.
• Einreichung von Expense Reports: Mitarbeiter können Ausgabenberichte direkt über das Formular einreichen, wodurch diese automatisch an das Abrechnungssystem gesendet werden, um den Prozess der Kostenerstattung zu initiieren.
• Änderungsanträge für Daten oder Informationen: Wenn Mitarbeiter Änderungen an ihren persönlichen Daten oder Informationen vornehmen müssen (z.B. Kontaktinformationen, Arbeitszeiten), können sie das Formular verwenden, um diese Änderungen an das entsprechende System (z.B. das Mitarbeiterverwaltungssystem) zu senden.
• Fehlerberichte und Verbesserungsvorschläge: Für das Melden von Fehlern in Produkten oder Prozessen sowie das Einreichen von Verbesserungsvorschlägen könnte das Formular genutzt werden, um diese Informationen direkt an das entsprechende System für das Fehlermanagement oder die Ideensammlung weiterzuleiten.
• Einsendung von Bewerbungen oder Personalanfragen: Wenn das Unternehmen offene Stellen hat oder interne Personalanfragen annimmt, können Mitarbeiter über das Formular Bewerbungen einreichen oder Personalanforderungen stellen, die dann automatisch an das Bewerberverwaltungssystem gesendet werden.
• Einreichung von Compliance-Berichten: Um die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sicherzustellen, könnten Mitarbeiter über das Formular Compliance-Berichte einreichen, die direkt an das entsprechende Compliance-Management-System weitergeleitet werden.
• Anfragen für technische Unterstützung: Bei Bedarf nach technischer Unterstützung oder IT-Hilfe könnten Mitarbeiter über das Formular Support-Anfragen einreichen, die automatisch an das IT-Support-Ticketsystem weitergeleitet werden.