1.2 Nutzenden und Beitragsgruppen zur App hinzufügen

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Mithilfe der Excel-Datei werden die Nutzer und Gruppen in die Mitarbeiter-App importiert.

To-Do's:

📄Lade dir die Excel-Datei im Anhang dieses Artikels herunter (scrolle ganz nach unten).
✅Öffne die Datei und fülle diese wie unten beschrieben mit den Daten der Mitarbeitenden aus.

Die Datei beinhaltet erforderliche Felder, die du ausfüllen musst sowie optionale Felder.

Im Folgenden wird erläutert, wie jede Spalte auszufüllen ist:

Erforderliche Felder: Müssen für jeden Nutzenden ausgefüllt werden

• First name:
  Vorname des Nutzenden
• Last name:
  Nachname des Nutzenden
• Username:
  Vergebe einen Benutzernamen für den Nutzenden. Verwende hierfür z.B. die Personalnummer, ein Kürzel oder eine E-Mail-Adresse.
  Achtung: Ein Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten oder doppelt vergeben werden.
  
• Role in the system:
  Ordne dem Nutzenden seine Rolle im System über das Dropdown Menü zu. Hierbei hast du die Wahl zwischen Systemadministrator (Admin) oder Nutzer (User). Die Besonderheiten der Rolle Systemadministrator findest du hier.

Diese Spalte ist standardmäßig ausgeblendet, da dieses Feld beim ersten Nutzer-Import nicht ausgefüllt werden darf.

• Feld frei lassen.

Diese Spalte ist standardmäßig ausgeblendet, da dieses Feld beim ersten Nutzer-Import nicht ausgefüllt werden darf.

• Feld frei lassen.

Erforderliches Feld: Muss für jeden Nutzenden ausgefüllt werden

• Password:
  Trage hier ein Initialpasswort für jeden Nutzenden ein. Bei der Erstanmeldung ist es für den Nutzenden erforderlich, ein eigenes Passwort zu setzen.
  
  Achtung: Als Passwortrichtlinie ist standardmäßig eine Mindestlänge von 8 Zeichen hinterlegt, d.h. die Passwörter sollten entsprechend gewählt werden. Falls die Passwortrichtlinien deines Unternehmens davon abweichen sollen, schreibe uns an hello@getflip.com.

Nur für SSO (Single Sign-On) erforderlich

• Feld frei lassen

  • Wenn Single Sign-On zur Anmeldung genutzt wird, dann werden wir dieses Feld von uns ausfüllen.
    
    💡Was ist Single Sign-On? Single Sign-On (SSO) ist eine Authentifizierungsmethode, mit der sich Benutzer mit einem Satz von Anmeldeinformationen bei mehreren unabhängigen Softwaresystemen anmelden können. Ein Beispiel hierfür ist Azure Active Directory.

Optionale Felder: Felder können ausgefüllt werden, jeder Nutzende hat jedoch immer die Möglichkeit, diese Angaben manuell in der App zu hinterlegen oder zu ändern.

• Email address
  Hier kann eine geschäftliche/private E-Mail-Adresse des Nutzers hinterlegt werden. Mithilfe dieser kann der Nutzer sein Passwort später selbstständig zurücksetzen. Falls keine bekannt ist und der Nutzende diese nicht selbstständig hinterlegt, müssen die Systemadministrator:innen bei Bedarf die Passwörter der Nutzer:innen zurücksetzen.
• Department, Role/Position, Location, Phone, Phone (mobile):
  Abteilung/Bereich, Rolle/Position, Standort, Telefon (geschäftlich), Mobiltelefon
  Optional kannst du ebenfalls Profilangaben für die Nutzer hinterlegen. Diese Angaben können die Nutzer:innen nach deren Anmeldung selbst manuell anpassen.

Beitragsgruppen

• Übertrage im letzten Schritt deine geplante Gruppenstruktur in die Import-Tabelle. Überlege hier, welche Beitragsgruppen du anlegen möchtest. Schaue dir für Anregungen unseren Guide zur optimalen Gruppenstruktur deiner Branche an, welches du im Anhang bei  1. Einführung findest.
  
  Der Gruppenname muss unter "Group name" eingetragen werden. Das Feld "Group-ID" muss frei gelassen werden.
  In der Spalte "Group name" kannst du mit dem Dropdown Menü auswählen, ob der Nutzende in dieser Gruppe die Rolle des Gruppenadministrators (admin) oder des Mitglieds (member) erhalten soll. Welche Rollen und Rechte Gruppenadministrator:innen im Detail haben, findest du hier.
  
  Führe diesen Vorgang für alle deine Gruppen durch.
  Beispiel:

Checkliste:

✅ Speichere die ausgefüllte Excel-Datei.

✅ Prüfe noch einmal, ob du alle relevanten Inhalte eingetragen hast.

• Kurzer Überblick der erforderlichen Felder:
  • First name: Vorname
  • Last name: Nachname
  • Username: Benutzername
  • Role in the system: Rolle im System
  • Password: Passwort
  • Groups: Gruppen

✅ Sende den ausgefüllten Fragebogen zur Gestaltung deiner Mitarbeiter-App, die Excel zum Nutzer- und Gruppenimport sowie das Logo (Größe 720x360 px) an hello@getflip.com
Falls du für einen Teil mehr Zeit benötigst, kannst du uns die Dateien auch nach und nach zusenden.
Sobald wir alle Unterlagen erhalten haben, werden wir deine App so schnell wie möglich aufsetzen und uns mit weiteren Informationen bei dir melden.

▶️Klicke hier: Nächste Schritte in der Aufsetzung

📄Anhang: