Der Confluence Syncer überträgt Seiten aus deinen Confluence-Bereichen in die Flip-Wissensdatenbank. So können deine operativen Mitarbeitenden die Inhalte in der Flip-App lesen, und Ask AI kann damit ihre Fragen beantworten. Mitarbeitende brauchen dafür kein Confluence-Konto und keine Confluence-Lizenz.
Bevor du startest
Du brauchst:
- Den aktivierten Confluence Syncer für deinen Flip-Tenant. Du kannst ihn in der Admin Console unter Marketplace > Integrationen > Confluence Syncer anfragen oder dich an dein Customer-Success-Team wenden.
- Admin-Zugang zur Flip Admin Console.
- Ein Confluence-Cloud-Konto, das alle Bereiche lesen kann, die du synchronisieren möchtest. Wir empfehlen ein eigenes Service-Konto, damit die Synchronisierung nicht vom Konto einzelner Mitarbeitender abhängt.
- Ein Atlassian-API-Token für dieses Konto. Du kannst es unter id.atlassian.com/manage-profile/security/api-tokens erstellen.
- Eine Hauptseite in der Flip-Wissensdatenbank für jeden Confluence-Bereich. Falls du noch keine hast, kannst du sie in Schritt 2 anlegen. Synchronisierte Seiten erscheinen unterhalb dieser Hauptseite.
Schritt 1: Confluence verbinden
- Öffne in der Admin Console App-Einstellungen > Wissensdatenbank. Diesen Menüpunkt siehst du erst, wenn dein Customer-Success-Team den Confluence Syncer aktiviert hat.
- Klicke im Tab Quelle und Authentifizierung auf Quelle hinzufügen.
- Gib einen Titel und eine Beschreibung ein (optional, damit du die Quelle später wiedererkennst), außerdem die Confluence Base URL (zum Beispiel https://yourcompany.atlassian.net), die E-Mail-Adresse des Confluence-Kontos und das API-Token.
- Klicke auf Verbindung testen. Flip prüft die Angaben bei Confluence, ohne etwas zu speichern.
- Wenn der Test erfolgreich ist, speichere die Quelle mit dem Button Quelle hinzufügen.
Flip speichert das API-Token verschlüsselt. Nach dem Speichern wird es immer maskiert angezeigt.
Schritt 2: Bereiche auswählen und zuordnen
- Öffne den Tab Synchronisierte Seiten und klicke auf Seiten hinzufügen.
- Wähle die Confluence-Quelle aus, aus der die Bereiche stammen, und klicke auf Weiter.
- Wähle einen oder mehrere Confluence-Bereiche aus. Die Liste zeigt für jeden Bereich Labels, Seitenanzahl und Datum der letzten Änderung. Über die Labels kannst du die Liste filtern.
- Ordne jeden Bereich einer Hauptseite der Wissensdatenbank zu. Wähle eine bestehende Hauptseite oder lege eine neue an. Jeder Bereich wird genau einer Hauptseite zugeordnet, und jede Hauptseite kann nur einen Bereich aufnehmen.
- Bereiche ohne Hauptseite zeigen den Status Hauptseite fehlt. Du kannst die Synchronisierung erst starten, wenn jeder ausgewählte Bereich eine Hauptseite hat.
Schritt 3: Prüfen und Synchronisierung starten
Prüfe die Zusammenfassung und klicke auf Synchronisierung starten. Die Synchronisierung läuft im Hintergrund. Du kannst die Seite verlassen und den Fortschritt (zum Beispiel „13/231 Seiten synchronisiert“) im Tab Synchronisierte Seiten verfolgen, inklusive des Ergebnisses für jede Seite.
Wenn eine Seite fehlschlägt, überspringt Flip auch alle Seiten darunter. Der Rest der Synchronisierung läuft weiter. Im Tab Synchronisierte Seiten siehst du, welche Seiten übersprungen wurden.
Inhalte aktuell halten
Wenn du in Confluence etwas geändert hast, öffne den Tab Synchronisierte Seiten und klicke auf Synchronisieren. Flip aktualisiert die bereits synchronisierten Seiten und fügt neue hinzu. Wenn du eine Seite in Confluence verschiebst, verschiebt Flip sie ebenfalls.
Die Synchronisierung erfolgt derzeit manuell. Eine automatische, zeitgesteuerte Synchronisierung ist geplant.
Was synchronisiert wird
| Synchronisiert | Nicht synchronisiert |
|---|---|
| Veröffentlichte Seiten und Live-Docs | Entwürfe |
| Text und Formatierung (fett, kursiv, Listen) | Tabellen |
| Überschriften | Anhänge-Makro (die Dateiliste auf einer Seite). Die Unterstützung ist in Arbeit. |
| Eingebettete Bilder | Kommentare, Likes und Seitenverlauf |
| Links sowie Dateien, die auf einer Seite verlinkt sind (in Confluence gespeichert oder öffentlich). Flip lädt von jeder Datei eine Kopie hoch. | Makros und andere nicht unterstützte Elemente |
| Videos (für Mobilgeräte optimiert) | |
| Titelbilder von Seiten, angezeigt als Banner der Flip-Seite | |
| Seitenhierarchie mit bis zu fünf Ebenen |
Flip überspringt nicht unterstützte Elemente ohne Hinweis, der Rest der Seite wird trotzdem synchronisiert. Prüfe nach der ersten Synchronisierung deine wichtigsten Seiten in Flip. Wenn eine Seite auf eine Tabelle angewiesen ist, schreibe diesen Teil am besten als Liste um.
Berechtigungen und Sicherheit
- Flip übernimmt keine Confluence-Berechtigungen. Synchronisierte Seiten erhalten die Berechtigungen der Hauptseite, der du sie zugeordnet hast. Prüfe vor der Synchronisierung, wer diese Hauptseite sehen kann, und synchronisiere nur Bereiche, deren Inhalte alle diese Personen sehen dürfen.
- Alle synchronisierten Seiten werden in Flip sofort veröffentlicht.
- Der Syncer liest nur aus Confluence. Er ändert oder löscht dort nichts.
- Der Syncer sieht nur die Bereiche, die das verbundene Confluence-Konto sehen kann. Mit einem Service-Konto legst du fest, welche Bereiche Flip erreichen kann.
Einschränkungen
- Änderungen in Flip werden nicht zurück nach Confluence synchronisiert.
- Wenn du eine Seite in Confluence löschst, bleibt die Kopie in Flip bestehen. Lösche sie selbst in Flip oder wende dich an den Support.
- Du kannst mehrere Confluence-Quellen verbinden. Wenn du eine Quelle entfernst, archiviert Flip alle daraus synchronisierten Seiten.
- Unterstützt wird nur Confluence Cloud.
- Links auf andere Confluence-Seiten führen zu Confluence. Mitarbeitende ohne Confluence-Zugang können sie nicht öffnen.
- Wenn Flip eine verlinkte Datei nicht hochladen kann, wird sie übersprungen. Es gibt keinen Platzhalter.
FAQ
Brauchen Mitarbeitende eine Confluence-Lizenz, um synchronisierte Inhalte zu sehen?
Nein. Sie lesen die Inhalte in Flip wie jede andere Seite der Wissensdatenbank.
Kann Ask AI Fragen anhand synchronisierter Seiten beantworten?
Ja. Synchronisierte Seiten sind normale Seiten der Wissensdatenbank. Ask AI kann sie nutzen, wenn Ask AI für deinen Tenant aktiviert ist.
Kann ich synchronisierte Seiten in Flip bearbeiten?
Ja, aber die nächste Synchronisierung überschreibt deine Änderungen. Bearbeite die Inhalte in Confluence und synchronisiere danach erneut.
Warum fehlt ein Teil meiner Seite in Flip?
Wahrscheinlich enthält die Seite ein Element, das Flip noch nicht unterstützt, zum Beispiel eine Tabelle oder ein Makro. Siehe „Was synchronisiert wird“ oben.
Eine Synchronisierung ist fehlgeschlagen. Was kann ich tun?
Prüfe unter Quelle und Authentifizierung, ob die Verbindung noch funktioniert (die häufigste Ursache ist ein abgelaufenes API-Token), und klicke dann auf Synchronisieren. Wenn weiterhin Seiten fehlschlagen, wende dich an den Support und nenne uns den betroffenen Bereich und die Seiten.
Synchronisiert Flip auch Inhalte aus SharePoint?
Ja, mit dem SharePoint Syncer. Er überträgt News-Beiträge und Seiten aus SharePoint in Flip-Channels und die Wissensdatenbank. Er funktioniert anders als der Confluence Syncer: Flip richtet ihn gemeinsam mit deinem IT-Team ein, und in der Admin Console gibt es dafür keine Einstellungen. Wende dich an dein Customer-Success-Team.