Bei Flip nehmen wir deine Privatsphäre und die Sicherheit deiner Daten sehr ernst. Dieser Guide erklärt dir, wie deine Daten bei der Nutzung von Flip Intelligence behandelt werden, damit du genau weißt, wie deine Informationen verarbeitet und geschützt werden.

Zu Flip Intelligence gehören Ask AI und Flip Flows (automatisierte Workflows).

Was ist Ask AI?

Ask AI ist dein KI-Assistent. Er hat ein allgemeines Weltwissen und kann eine semantische Suche über alle in Flip gespeicherten Inhalte deines Unternehmens durchführen.

Ask AI ist verbunden mit:

• Wissensdatenbank (Knowledge Base)
• Posts im Newsfeed
• Kontakte (Benutzer in der Flip-App)
• Schichtplanung Mini App (wenn aktiviert)

Wichtig: Die Suche umfasst nur veröffentlichte Seiten und Posts. Entwürfe (Drafts) sind nicht enthalten.

Deine Daten bleiben privat

Deine Daten werden nicht zum Trainieren der Modelle verwendet.

Wenn du mit Flip Intelligence interagierst, werden deine Eingaben (Prompts) und die Ausgaben (Antworten) des Systems niemals dazu genutzt, die Modelle von OpenAI – oder andere Drittanbieter-Tools – zu trainieren oder zu verbessern.

Wir setzen auf Azure OpenAI, eine sichere, unternehmenstaugliche Plattform, die von Microsoft verwaltet wird. Das bedeutet:

• Deine Daten bleiben isoliert und sicher.
• Deine Nachrichten sind für niemanden in deinem Unternehmen sichtbar.

Tipp: Mehr dazu findest du im Azure Data Privacy & Security Guide.

Der Ask AI-Chat-Verlauf (Chat History)

Ask AI versteht den laufenden Chat-Verlauf innerhalb eines einzelnen Chats (Chats zwischen dir und Ask AI), hat aber keinen übergreifenden Chat-Speicher. Es speichert oder erinnert sich nicht an Inhalte zwischen verschiedenen Ask AI-Chats.

Chats, die über den Feedback-Mechanismus gemeldet werden, werden zur Überprüfung gespeichert. Das hilft uns, die Zuverlässigkeit und Nutzererfahrung zu verbessern.

So werden deine Daten genutzt, um dir Antworten zu liefern

Ask AI beantwortet deine Fragen, indem es auf relevante Inhalte zugreift, die du bereits in der Flip-App hast – zum Beispiel Posts und Knowledge Base-Seiten.

So funktioniert's:

1. Inhalte durchsuchbar machen

Wir wandeln deine internen Inhalte in ein durchsuchbares Format um, indem wir:

• Deine Dokumente in Embeddings (numerische Repräsentationen der Inhalte) umwandeln.
• Diese sicher in der eigenen Datenbank von Flip speichern.

2. Relevante Informationen finden

Wenn du eine Frage stellst:

• Wird deine Suchanfrage in ein Embedding umgewandelt.
• Vergleicht das System deine Frage mit den gespeicherten Inhalten.
• Findet und ordnet das System die relevantesten Ergebnisse nach Ähnlichkeit.
• Werden deine Zugriffsrechte beachtet – du siehst nur Inhalte, für die du auch eine Berechtigung hast.

3. Eine Antwort generieren

Sobald relevante Inhalte gefunden wurden:

• Werden sie mit deiner ursprünglichen Frage kombiniert.
• Werden diese kombinierten Informationen sicher an das Large Language Model (LLM) gesendet, um eine Antwort zu generieren.

Welche Modelle wir verwenden

Flip Intelligence nutzt mehrere Modelle, die sicher über Azure OpenAI gehostet werden.

Die gesamte Verarbeitung findet innerhalb der Azure-Infrastruktur statt. Das gewährleistet Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Niveau und stellt sicher, dass die Informationen deines Unternehmens jederzeit privat und geschützt bleiben.

Wo deine Daten verarbeitet werden

Wir nutzen Microsofts DataZone Deployments für die regionale Datenkontrolle:

• Wenn sich deine Flip Intelligence-Instanz in den USA befindet, bleiben deine Daten auch dort.
• Wenn sich deine Instanz in der EU befindet, werden die Daten in EU-Mitgliedstaaten verarbeitet.
• Alle gespeicherten Daten ("at rest"), wie deine internen Dokumente, bleiben in der von dir gewählten Region.
• Die Löschung erfolgt nach DSGVO-Standards und den internen Richtlinien deines Unternehmens. Du kannst die Löschung deiner Daten jederzeit beantragen.

Warum Azure OpenAI?

Wir haben uns für Azure OpenAI entschieden, um dir die Leistung fortschrittlicher KI mit der Enterprise-Sicherheit zu bieten, die du erwartest. Im Vergleich zu den öffentlichen Diensten von OpenAI (wie ChatGPT) bietet Azure OpenAI:

• Privates, sicheres Hosting innerhalb der Microsoft-Umgebung
• Keine Überschneidung mit den von OpenAI betriebenen Services
• Erweiterte Kontrolle darüber, wo und wie deine Daten verarbeitet werden

Hinweis: Einen detaillierten Vergleich findest du unter Azure OpenAI vs. OpenAI.

Datenschutzhinweise und Haftungsausschluss

Für unser KI-Feature werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben. Die Datenverarbeitung erfolgt wie üblich bei unserem Hosting-Partner Microsoft, wie in der Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) festgelegt. Die Sicherheit deiner Daten hat für uns höchste Priorität.

Unser KI-Feature wird ohne Gewährleistung bereitgestellt. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der KI-Ergebnisse. Abhängig von der Nutzung und dem Feedback unserer Kunden können wir das KI-Feature in Zukunft ändern, einstellen oder separat anbieten.