Mit der Funktion "Send to Spreadsheet" (An Tabelle senden) kannst du Daten, die durch einen Flow gesammelt wurden, direkt in eine externe Tabelle wie Google Sheets oder Microsoft Excel übertragen. Du kannst Daten mithilfe von Attributen sammeln, die dann in die Tabelle deiner Wahl übertragen werden, wenn der Nachrichtenteil "Send to Spreadsheet" (An Tabelle senden) ausgelöst wird.

Vorteile

• Einfaches und schnelles Einfügen von Flow-Daten in eine externe Tabelle

• Live-Tabelle, die jedes Mal automatisch aktualisiert wird, wenn der Flow ausgelöst wird.

So funktioniert

1) Erstelle deine Nachrichten

Erstelle zuerst deinen Flow. In diesem Beispiel habe ich einen Event-Feedback-Flow erstellt, der eine Einführung, eine Dankesnachricht und drei Fragen enthält:

2) Richte deine Excel-Tabelle ein

Erstelle eine neue Excel-/Google-Tabelle und füge für jedes Attribut, das du in deinem Ablauf erstellt hast und in dein Dokument übertragen möchtest, eine Spalte ein:

Ich hab vier Spalten in meiner Tabelle – eine für jede meiner drei Fragen und eine für die E-Mail-Adresse von dem Nutzer, der das Feedback geschickt hat.

Hinweis: Warte bitte einige Zeit (ca. 10 Minuten), bevor du eine Neu-erstelle Excel-Tabelle mit deinem Flow verbindest. Wenn die Excel-Tabelle schon seit einiger Zeit besteht, musst du nicht warten.

3) Bearbeite deine Trigger-Nachricht für die Tabelle

Geh zurück zur Plattform und bearbeite die Nachricht, die den Teil "Send to Spreadsheet" enthält – in diesem Beispiel ist das die Dankesnachricht am Ende meines Flows. Die Daten aus deinem Flow werden an die gewünschte Tabelle gesendet, wenn diese Nachricht ausgelöst wird. Diese Nachricht enthält einen Textteil für den Benutzer und dann den Teil "Send to Spreadsheet". Um den Nachrichtenteil "Send to Spreadsheet" zu finden, fährst du mit der Maus über den Nachrichtenteil "External spreadsheets" (Externe Tabellen) und wählst die erste Option aus:

4) Einstellungen konfigurieren

Wenn du deinen Nachrichtenteil hinzugefügt hast, klick unten rechts auf „Click to configure“ (Zum Konfigurieren klicken), um das Einstellungsfenster zu öffnen. Zuerst musst du deine Verbindung aus dem Dropdown-Menü auswählen. Wenn du noch keine Verbindung hergestellt hast, klick entweder auf den Button „Sign in with Microsoft“ (Mit Microsoft anmelden) oder „Sign in with Google“ (Mit Google anmelden):

Du kannst dann den Anmeldeprozess deines Providers durchlaufen, um dein externes Dokument mit der Plattform zu verbinden. Sobald das erledigt ist, wird deine neue Verbindung im Dropdown-Menü angezeigt. Wie du hier sehen kannst, habe ich mein Microsoft-Konto erfolgreich verbunden:

Du kannst deine Verbindungen auch auf der Einstellungsseite der Plattform verwalten. Mehr dazu findest du hier.

5) Füge die URL deiner Tabelle hinzu

Geh zu deiner Tabelle, kopier die URL aus der Adressleiste und füge sie in den Bereich "Enter spreadsheet URL" ein:

Dann klick auf den Button „Next“.

Excel-Nutzer, bitte beachtet: Die eingegebene URL muss /personal/ enthalten, damit es funktioniert. Eine URL mit /sites/ bedeutet, dass es sich um eine freigegebene Tabelle handelt, die mit dieser Funktion nicht kompatibel ist. Die Tabelle muss außerdem vom Besitzer der Verbindung erstellt worden sein. Es ist am besten, wenn der Flow Ersteller der Besitzer der Verbindung ist, um später Probleme mit der Funktion „Send to Spreadsheet“ zu vermeiden.

6) Wähl dein Blatt und deine Attribute aus

Wenn die URL deiner Tabelle stimmt, wirst du aufgefordert, das richtige Tabellen Blatt (Sheet) aus dem Dropdown-Menü auszuwählen:

7) Ordne deine Attribute und Spalten einander zu

Du wirst dann gebeten, deine Benutzerattribute mithilfe der beiden Dropdown-Menüs den Spalten in deiner Tabelle zuzuordnen. Ordne deine Attribute und Spalten entsprechend zu. Am besten benennst du alle Attribute und Spalten gleich, damit du sie leichter zuordnen kannst.

Wenn du mit den Einstellungen für „Send to spreadsheet“ zufrieden bist, klick auf „Save“.

8) Speichere deine Nachricht und teste deinen Flow

Speichere deine Nachricht, schalte deine Änderungen live und teste deinen Flow. Wenn du deinen Flow durchlaufen und deine letzte Nachricht ausgelöst hast, sollten die Daten aus deinem Flow in deiner Excel/Google Sheets-Tabelle in einer neuen Zeile in dem von dir ausgewählten Blatt angezeigt werden. Hier ist ein Beispiel, wie dein Blatt aussehen sollte:

Fehlerbehebung

1) Deine Einstellungen für „Sent to spreadsheet“ werden bei jedem Schritt überprüft. Wenn die Verbindung zu Microsoft oder Google, die Tabellen-URL oder das Blatt nicht stimmen, bekommst du eine rote Fehlermeldung, die dich auffordert, deine eingegebenen Infos zu überprüfen. Beispiel:

2) Du solltest nur eine Google-Verbindung mit der Plattform erstellen können. Wenn du mehr als eine Google-Verbindung eingerichtet hast, musst du die vorherigen Verbindungen auf der Google-Seite trennen, indem du hier klickst und den Zugriff entfernst.