Benutzergruppen vereinfachen die Verwaltung und das Management deiner Organisation in Flip. Auf dieser Seite findest du alle Grundlagen, um die Vorteile von Benutzergruppen auszuschöpfen.

Was ist der Vorteil von Benutzergruppen?

Benutzergruppen vereinfachen die Verwaltungsaufgaben bei der Einrichtung und Pflege einer Organisation und der ihr zugrunde liegenden Einheiten und verringern so den Zeitaufwand und die Fehlerquote.

Ziel ist es, allen Mitarbeitenden genau die Informationen und den Zugang zu geben, die sie benötigen. Funktionen wie Kanäle und Menüpunkte sind daher so konzipiert, dass sie eine bestimmte Untergruppe von Benutzer:innen erreichen, für die der Inhalt relevant ist. Mit Benutzergruppen kann diese Untergruppe einmal verwaltet und für alle diese Funktionen verwendet werden. Mit Menüpunkten, die auf Benutzergruppen basieren, kannst du beispielsweise spezifische Punkte für jede Abteilung je nach deren Bedürfnissen definieren.

Darüber hinaus können Benutzergruppen verwendet werden, um eine verteilte Verwaltung für die App zu schaffen, indem bestimmte Benutzer spezifische Benutzergruppen und Untergruppen verwalten können. So können beispielsweise Standorte und Fabriken ihre Kanäle selbst verwalten, was den Zeit- und Kommunikationsaufwand reduziert.

Was ist eine Benutzergruppe?

Eine Benutzergruppe stellt eine organisatorische Einheit des Unternehmens dar, z. B. einen Standort, eine Abteilung, ein Team oder eine juristische Person. Jede Benutzergruppe kann mehrere Unterbenutzergruppen haben, sodass eine feingranulare Abbildung der Organisation möglich ist. Die gebräuchlichste Struktur ist die hierarchische Struktur von Abteilungen und Teams einer Organisation, aber es können auch individuellere Strukturen erstellt werden.

Mitglieder der Benutzergruppe

Benutzer können einer oder mehreren Benutzergruppen zugewiesen werden. Die Möglichkeit, Benutzer mehreren Benutzergruppen zuzuordnen, ermöglicht die Modellierung komplexerer Strukturen wie temporäre Projektteams.

Die Zuweisung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe kann zu einer unterschiedlichen Erfahrung für diesen Benutzer führen, je nach Konfiguration und verwendeten Funktionen. Der Benutzer:

• kann neue Channels basierend auf Benutzergruppen angezeigt bekommen,
• hat Zugang zu neuen Menüpunkten, die auf Benutzergruppen basieren,
• hat ein völlig neues Branding mit einem neuen Logo und Farben auf der Basis seiner primären Benutzergruppen.

Rollen und Berechtigungen für Benutzergruppen

Hinter jeder Rolle stecken verschiedene Berechtigungen. Jede Rolle kann im Rahmen von verschiedenen Bereichen genutzt werden (zum Beispiel im Bereich Benutzergruppen oder im Bereich Channels). Im Bereich der Benutzergruppen gibt es folgende Rollen.

Besitzer Rolle

• Ansicht und Verwaltung aller primär zugewiesenen Benutzer der Benutzergruppe und aller Untergruppen dieser Gruppe
• Ansicht und Verwaltung der Benutzergruppe selbst und aller Untergruppen dieser Gruppe
• Einsehen und Bearbeiten des Brandings für die Benutzergruppe und alle ihre Untergruppen
• Ansicht und Verwaltung von Channels für die Benutzergruppe und alle Untergruppen dieser Gruppe
• Ansicht und Verwaltung von Menüpunkten für die Benutzergruppe und alle Untergruppen dieser Gruppe

Mitglieder Rolle

Dies ist die Standardzuordnung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe. Je nach den verwendeten Funktionen wie Channels, Menüpunkte oder Branding hat das Mitglied einer Benutzergruppe Ansichtsrechte für diese und kann die App je nach den funktionsspezifischen Einstellungen unterschiedlich erleben. Das Mitglied hat keine Verwaltungsrechte für die Benutzergruppe.

Ein Benutzer kann mehrere Rollen und folglich verschiedene Berechtigungen aus diesen Rollen haben. Die Berechtigungen der Rollen, die einem Benutzer zugewiesen sind, ergeben zusammen alle Berechtigungen, die der Benutzer tatsächlich hat.

Ein Beispiel: Der Besitzer einer Benutzergruppe zu sein, bedeutet nicht, dass der Benutzer auch Mitglied derselben Benutzergruppe ist und daher nicht über alle Berechtigungen verfügt (z. B. das Anzeigen von Channels in der App).

Zuweisung einer primären Benutzergruppe

Jeder Benutzer muss eine primäre Zuweisung zu genau einer Benutzergruppe haben. Diese primäre Benutzergruppe wird verwendet, um

1. zu bestimmen, wer diesen Benutzer administrieren und verwalten kann.
2. die Einstellung von Funktionen, die von genau einer Benutzergruppe kommen müssen (wie das Branding auf Basis von Benutzergruppen) zu bestimmen

In den meisten Fällen bilden die primären Zuordnungen zu Benutzergruppen das hierarchische Organigramm ab.

Standardbenutzergruppen für eine Organisation

Alle Organisationen starten mit zwei Standardbenutzergruppen. Diese können nicht gelöscht oder archiviert werden und haben folgenden Zweck.

Root

Diese Benutzergruppe ist die Wurzel für alle anderen Benutzergruppen. Sie ist nach der Organisation benannt. Von ihr gehen alle anderen Untergruppen aus.

Alle Benutzer

Die Benutzergruppe "Alle Benutzer" ist die Standardbenutzergruppe für alle Benutzer und wird verwendet

1. immer dann, wenn keine Benutzergruppe für einen Benutzer angegeben ist
2. als Fallback für Benutzer, deren primäre Zuweisung gelöscht wurde
3. als Fallback für Benutzer, deren primäre Benutzergruppe archiviert wurde

Zu jedem Zeitpunkt ist jeder Benutzer einer Organisation dieser Benutzergruppe fest zugeordnet.

Da es sich um eine Fallback-Benutzergruppe handelt, ist es nicht empfehlenswert, sie als übergeordnete Benutzergruppe zu verwenden.