1. Erstellung eines neuen Formulars

Um ein neues Formular in WPForms zu erstellen, folge diesen Schritten:

1. Anmeldung im WordPress-Account: Logge dich in deinem WordPress-Account ein.
2. Navigiere zu WPForms: Klicke auf der linken Seite des Dashboards auf den Reiter "WPForms". Dort findest du eine Übersicht bereits erstellter Formulare sowie die Möglichkeit, neue zu erstellen.
3. Erstelle ein neues Formular: Klicke auf "+ Neues Formular hinzufügen".
4. Wähle ein Template oder erstelle ein leeres Formular: Du hast die Option, eines der vorgefertigten Formular-Templates auszuwählen oder auf "Leeres Formular erstellen" zu klicken, um ein leeres Formular zu öffnen.
5. Füge Felder hinzu: In der linken Spalte "Felder hinzufügen" kannst du ausgewählte Felder per Drag-and-Drop in das Formular ziehen.
6. Füge das fertige Formular in eine Seite ein: Um das Formular in die App einzubinden, musst du es vorher in eine Seite einbinden. Wie du das machst, findest du hier.

Das sind die grundlegenden Schritte, um ein neues Formular in WPForms zu erstellen. Wenn du weitere Anpassungen vornehmen oder fortgeschrittene Einstellungen verwenden möchtest, stehen dir zusätzliche Optionen zur Verfügung.

2. Verwendung von Vorlagen

Die Vorlagen werden Dir angezeigt, sobald du auf “+ Neues Formular hinzufügen” klickst.

Dort findest du folgende Vorlagen:

• Bestellformular
• Ideas & Innovations
• Kontaktformular Betriebsrat
• Krankmeldung
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter
• Schadensmeldung
• Schulungsanfragen
• Urlaubsantrag

3. Empfänger des Formulars / Bestätigungsmail für den Absender festlegen

3.1 Hinterlegen einer E-Mail-Adresse für den Empfänger der Formulardaten

1. Klicke auf der linken Seite auf “Einstellungen” und dann auf “Benachrichtigungen” Eine Benachrichtigungskarte wird geöffnet.
   1. Benenne die Benachrichtigungskarte nach Bedarf, z.B. “Empfänger der Krankmeldungen”.
   2. E-Mail des Empfängers → trage hier eine oder mehrere E-Mail Adressen ein, an welche die ausgefüllten Formulare gesendet werden sollen.
   3. Definiere die E-Mail-Betreffzeile → z.B. Neue Krankmeldung
   4. Name des Absenders (von) → Du kannst hier einen gewünschten Namen eingeben, um die Mail für den Empfänger erkenntlich zu machen.
   5. E-Mail-Nachricht → Hier kannst du eine Standardnachricht eingeben.

3.2 Einrichten einer Bestätigungsmail für den Absender

Voraussetzung: In deinem Formular muss ein Feld hinterlegt sein, in welchem die E-Mailadresse des Absenders eingetragen wird.

3.2.1 Verborgenes Feld ({oidc_email}): Alle deine Mitarbeitenden haben eine E-Mail in ihrem App-Profil hinterlegt

Wenn du sichergehen kannst, dass alle Nutzende in der Mitarbeiter-App eine E-Mail hinterlegt haben, kannst du das verborgene E-Mail-Feld einrichten.

3.2.2 E-Mail-Feld mit manueller Eingabe der E-Mail: Nicht alle Mitarbeitenden haben eine E-Mail in ihrem App-Profil hinterlegt

Wenn du nicht sichergehen kannst, dass alle Nutzende in der Mitarbeiter-App eine E-Mail in ihrem Profil hinterlegt haben, dann verwende das „normale“ E-Mail-Feld, in welchem jeder Nutzende die E-Mail manuell eingeben muss.

4. Aktivierung der bedingten Logik

Wenn der Empfänger des Formulars von einem bestimmten Wert abhängt, kann eine Logik hinterlegt werden.

Beispiel:

Wird im Feld Abteilung “Abteilung 1” gewählt, soll die Mail an “E-Mail-Adresse 1” gesendet werden.

Wird im Feld Abteilung “Abteilung 2” gewählt, soll die Mail an “E-Mail-Adresse 2” gesendet werden.

Hierfür aktiviere die “Bedingte Logik” in den Benachrichtigungseinstellungen.

Um die Logik dieses Beispiels zu hinterlegen, klone die Benachrichtigung und hinterlege hier als Empfänger Mail die “E-Mail-Adresse 2” und ersetze in der bedingten Logik die “Abteilung 1” mit “Abteilung 2”

Diesen Vorgang kannst du beliebig oft wiederholen und dadurch mehrere Benachrichtigungen einrichten.

5. Wichtige Einstellung für Formulare mit Datei-Upload

❗️Bitte beachte, dass ohne diese Einstellungen die hochgeladenen Dokumente der Mitarbeiter nicht geöffnet werden können.

Wenn dein Formular Datei-Uploads enthält, führe folgende Schritte pro Benachrichtigung durch:

1. Klicke ganz unten deiner Benachrichtigung auf “Erweitert”
   • Aktiviere “Datei-Upload von Anhängen aktivieren”
   • Datei-Upload-Felder: Wähle hier alle Felder aus, die angezeigt werden.