Nutzerdaten/Gruppenzugehörigkeit ändern mit dem Excel-Import – Flip Support

Lade die Excel Datei im Admin-Dashboard herunter und öffne sie.
Ändere die gewünschten Daten für die entsprechenden Nutzenden, wie unten beschrieben.
Tipp: Lösche alle Zeilen (waagerecht) aus der Excel, in denen nichts verändert werden soll, um den späteren Upload zu beschleunigen.
Sobald alle erforderlichen Daten in die Tabelle eingetragen bzw. verändert wurden, speichere die Datei und lade sie im Admin-Dashboard hoch.

Bitte beachte:

Spalten (senkrecht) dürfen ausgeblendet, aber nicht gelöscht werden!
Felder, die nicht verändert werden dürfen, sind rot markiert!

Im Folgenden wird erläutert, wie jede Spalte auszufüllen ist:

Erforderliche Felder: Müssen für jeden Nutzenden ausgefüllt werden und können verändert werden.

First name:
Vorname des Nutzenden

Last name:
Nachname des Nutzenden

Username:
Der Benutzername sollte nicht verändert werden. Wenn der Benutzername verändert wird und keine oder die falsche User-ID in der Spalte "User-ID" eingetragen ist, wird ein neuer Nutzer angelegt.
Der Benutzername kann bei einem bestehenden Nutzer verändert werde, WENN die User-ID im Feld daneben vorhanden ist und unverändert bleibt.

Role in the system:
Ordne die Rolle im System über das Drop-Down Menü zu. Hierbei hast du die Wahl zwischen Systemadministrator (Admin) oder Nutzer (User). Ein Systemadministrator hat besondere Rechte in der App, welche dies im Detail sind, findest du hier.

Die User-ID wird automatisch von Flip erstellt, deswegen darf diese nicht verändert werden bzw. beim Import von neuen Nutzenden muss diese freigelassen werden.

Vorhandenen User-ID nicht verändern.

Bitte beachte: Eine User-ID wird erst angezeigt, wenn sie den Nutzenden bereits einmal über den Excel-Import importiert haben.

Nur auszufüllen, wenn Nutzer gelöscht werden sollen.

Feld frei lassen.
Wie Nutzer mithilfe des Excel-Imports gelöscht werden können, wird hier erklärt.

Nur für Benutzer erforderlich, die neu hinzugefügt werden.

Password
Passwörter dürfen bei bestehenden Nutzern nicht eingetragen werden!
Wenn ein Passwort im Feld eingetragen wird, wird das Passwort, das der Nutzer bei seiner Anmeldung selbst vergeben hat, überschrieben, ohne dass dieser davon erfährt.
Bitte beachte außerdem, dass die letzten 3 Passwörter je Nutzende gespeichert werden, d.h. ein bereits vergebenes Passwort kann nicht erneut eingetragen und importiert werden (z.B. das Initialpasswort).

Nur für SSO (Single Sign-On) erforderlich

Was ist Single Sign-On? Single Sign-On (SSO) ist eine Authentifizierungsmethode, mit der sich Benutzer mit einem Satz von Anmeldeinformationen bei mehreren unabhängigen Softwaresystemen anmelden können. Ein Beispiel hierfür ist Azure Active Directory.

Wenn kein SSO zur Anmeldung genutzt wird: Feld frei lassen

Wenn SSO zur Anmeldung genutzt wird: Frage deine/n Ansprechpartner:in bei Flip, was hier eingetragen werden muss. Wenn in der Vergangenheit bereits etwas in der SSO Spalte angegeben war, kann dieses Feld nicht frei gelassen werden.

Optionale Felder: Felder können ausgefüllt werden, jeder Nutzende hat jedoch immer die Möglichkeit, diese Angaben manuell in der App zu hinterlegen oder zu ändern.

Email address
Hier kann eine geschäftliche/private E-Mail-Adresse des Nutzers hinterlegt werden. Mithilfe dieser kann der Nutzer sein Passwort später selbstständig zurücksetzen. Falls keine bekannt ist und der Nutzende diese nicht selbstständig hinterlegt, müssen die Systemadministrator:innen bei Bedarf die Passwörter der Nutzer:innen zurücksetzen.

Department, Role/Position, Location, Phone, Phone (mobile):
Abteilung/Bereich, Rolle/Position, Standort, Telefon (geschäftlich), Mobiltelefon

Optional kannst du ebenfalls Profilangaben für die Nutzer hinterlegen. Diese Angaben können die Nutzer:innen nach deren Anmeldung selbst manuell anpassen.
Wenn bereits etwas eingetragen war und geändert wird, werden die bereits vorhandenen Angaben überschrieben.

Bitte beachte: Wenn in der Vergangenheit bereits etwas in den Profilangaben hinterlegt wurde, können diese Angaben durch den Excel-Import nicht gelöscht werden, d.h. ausgefüllte Profilangaben können in der Excel nicht entfernt werden, indem das Feld leer gelassen wird. Veränderungen sind möglich, z.B. die Änderung eines Bereiches oder einer Rolle/Position.

Beitragsgruppen

Alle bereits vorhandenen Beitragsgruppen in der Mitarbeiter-App sind hier nebeneinander aufgelistet.

Unter der jeweiligen Gruppe kannst du den Nutzer in Gruppen hinzufügen.
Wähle hierfür im Dropdown Menü in der Spalte "Group name" aus, ob der Nutzende in dieser Gruppe die Rolle des Gruppenadministrators (admin) oder des Mitglieds (member) erhalten soll.
Welche Rollen und Rechte Gruppenadministrator:innen im Detail haben, findest du hier.

Nutzende können auch aus Gruppen entfernt werden, indem member bzw. admin aus der Zeile des jeweiligen Nutzers und der Spalte der jeweiligen Gruppe entfernt wird.

Bitte beachte: Lösche keine bereits vorhandenen Gruppen aus der Tabelle! Dies hat zur Folge, dass alle Nutzenden, die in der Excel-Tabelle aufgelistet sind, aus diesen Gruppen entfernt werden.

Sobald alle Daten eingetragen sind, speichere die Datei und lade diese im Admin-Dashboard hoch.

Tipp: Lösche alle Zeilen (waagerecht) aus der Excel, in denen nichts verändert wurde, um den Upload zu beschleunigen.