Nutzende hinzufügen mit dem Excel-Import

1. Lade die Excel Datei im Admin-Dashboard herunter und öffne diese.
   
   
2. Du kannst die bestehenden Einträge (waagerechte Zeilen) löschen und mit einer leeren Tabelle, ohne bestehende Nutzer:innen, beginnen. So wird der spätere Upload beschleunigt.
   
   
3. Fülle alle erforderlichen Felder für die neuen Nutzenden wie unten beschrieben aus.
   
   
4. Sobald alle erforderlichen Daten in die Tabelle eingetragen wurden, speichere die Datei und lade sie im Admin-Dashboard hoch.

Bitte beachte:
Spalten (senkrecht) dürfen ausgeblendet, aber nicht gelöscht werden!

Im Folgenden wird erläutert, wie jede Spalte auszufüllen ist:

Erforderliche Felder: Müssen für jeden Nutzenden ausgefüllt werden

First name:
Vorname des Nutzenden

Last name:
Nachname des Nutzenden

Username: 
Vergebe einen Benutzernamen für den Nutzenden. Verwende hierfür z.B. die Personalnummer, ein Kürzel oder eine E-Mail-Adresse.
Achtung: Ein Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten oder doppelt vergeben werden.

Role in the system:
Ordne die Rolle im System über das Drop-Down Menü zu. Hierbei hast du die Wahl zwischen Systemadministrator:in (Admin) oder Nutzer:in (User). Die Besonderheiten der Rolle Systemadministrator:in findest du hier.                                                                 

Die User-ID wird automatisch von Flip erstellt, deswegen darf diese nicht verändert werden bzw. beim Import von neuen Nutzenden muss diese freigelassen werden.

Feld frei lassen.

Nur auszufüllen, wenn Nutzende gelöscht werden sollen.

Feld frei lassen.
Wie Nutzende mithilfe des Excel-Imports gelöscht werden können, wird hier erklärt.

Erforderliches Feld für neue Nutzende: Muss für jeden Nutzenden ausgefüllt werden

Password
Trage hier ein Initialpasswort für jeden Nutzenden ein.
Bei der Erstanmeldung ist es für den Nutzenden später erforderlich, ein eigenes Passwort zu setzen.

Achtung: Als Passwortrichtlinie ist standardmäßig eine Mindestlänge von 8 Zeichen hinterlegt, d.h. die Passwörter sollten entsprechend gewählt werden. Falls die Passwortrichtlinien deines Unternehmens davon abweichen sollen, gebe deinem/deiner Ansprechpartner/in bei Flip Bescheid.

Nur für SSO (Single Sign-On) erforderlich

Was ist Single Sign-On? Single Sign-On (SSO) ist eine Authentifizierungsmethode, mit der sich Nutzende mit einem Satz von Anmeldeinformationen bei mehreren unabhängigen Softwaresystemen anmelden können. Ein Beispiel hierfür ist Azure Active Directory.

Wenn kein Single Sign-On zur Anmeldung genutzt wird: Feld frei lassen

Wenn Singe Sign-On zur Anmeldung genutzt wird: Frage deine/n Ansprechpartner:in bei Flip, was hier eingetragen werden muss.

Optionale Felder: Felder können ausgefüllt werden, jeder Nutzende hat jedoch immer die Möglichkeit, diese Angaben manuell in der App zu hinterlegen oder zu ändern.

Email address

Hier kann eine geschäftliche/private E-Mail-Adresse des Nutzenden hinterlegt werden. Mithilfe dieser kann der Nutzende sein Passwort später selbstständig zurücksetzen. Falls keine bekannt ist und der Nutzende diese nicht selbstständig hinterlegt, müssen die Systemadministrator:innen bei Bedarf die Passwörter der Nutzenden zurücksetzen.

Department, Role/Position, Location, Phone, Phone (mobile):
Abteilung/Bereich, Rolle/Position, Standort, Telefon (geschäftlich), Mobiltelefon
Optional kannst du ebenfalls Profilangaben für die Nutzenden hinterlegen. Diese Angaben können die Nutzenden nach deren Anmeldung selbst manuell anpassen.

Beitragsgruppen

Alle bereits vorhandenen Beitragsgruppen in der Mitarbeiter-App sind hier nebeneinander aufgelistet.

Unter der jeweiligen Gruppe in der Spalte "Group name" kannst du den Nutzenden in Gruppen hinzufügen.
Wähle hierfür im Dropdown Menü unter der jeweiligen Gruppe aus, ob der Nutzende in dieser Gruppe die Rolle des Gruppenadministrators (admin) oder des Mitglieds (member) erhalten soll.
Welche Rollen und Rechte Gruppenadministrator:innen im Detail haben, findest du hier.

Führe diesen Vorgang für alle deine Gruppen durch. 

Bitte beachte: Lösche keine bestehenden Gruppen aus der Tabelle! Dies hat zur Folge, dass alle Nutzenden, die in der Excel-Tabelle aufgelistet sind, aus diesen Gruppen entfernt werden.

Sobald alle Daten für die neuen Nutzenden eingetragen sind, speichere die Datei und lade diese im Admin-Dashboard hoch.